evaluasi Pengendalian Manajemen Proyek Pada Departemen Kesehatan Republik Indonesia Dalam Mengelola Dana Hibah dari Global Fund : studi Kasus Pada Sub Direktorat AIDS dan Tuberkulosis
INAWATI, KRISYANI WAHYU (Adv.: Ertabang Nahartyo, Ph.D.), Ertabang Nahartyo, Ph.D.
Studi ini bertujuan mengetahui bagaimana penerapan pengendalian manajemen proyek di sub direktorat (subdit) AIDS dan TB, Departemen Kesehatan (Depkes), dalam mengelola proyek dana bantuan hibah dari Global Fund. Depkes juga dituntut agar mampu berperan aktif dalam memenuhi kebutuhan masyarakat untuk mendapatkan kesehatan yang layak. Oleh karena itu, Depkes dalam menjalankan program-program kesehatannya tidak hanya mengelola dana yang telah dianggarkan oleh negara (APBN) setiap tahunnya, namun Depkes juga memperoleh kepercayaan untuk mengelola dana dari lembaga donor guna membantu pemerintah Indonesia dalam mencapai tujuannya.
Untuk itulah, Depkes (khususnya subdit AIDS dan TB) memerlukan suatu alat pengendalian manajemen proyek (Management Control of Project), agar mampu mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sehingga dapat dipertanggung jawabkan kepada Global Fund. Dari sini kemudian dapat diketahui bagaimana pengaruhnya secara strategis bagi manajemen Depkes yang saat ini sedang menunggu persetujuan atas proposal yang telah diajukan tahun lalu, agar mendapatkan kepercayaan lagi dari lembaga donor ini dalam mengelola program- program kesehatannya secara nasional di periode mendatang, maupun dalam membantu Depkes memenuhi pengadaan obat-obatan dan alat-alat kesehatan hingga ke seluruh wilayah di Indonesia. Di samping itu, diharapkan pula bahwa keberhasilan ini nantinya juga dapat membantu manajemen Depkes untuk berperan secara lebih strategis sebagai regulator dalam menetapkan kebijakan-kebijakan baru yang berkaitan dengan program-program kesehatan nasional, juga dalam membangun kepercayaan masyarakat agar ikut berperan aktif dalam mensukseskan program-program kesehatan Depkes.
Adapun metode analisis yang digunakan adalah deskriptif analisis yang bersifat kualitatif, yaitu memaparkan objek penelitian yang diamati melalui keterlibatan aktif bersama tim proyek UNDP yang ditempatkan di Depkes, sehingga dapat mengetahui secara langsung implementasi atas pengendalian manajemen proyek di Depkes, khususnya di subdit AIDS dan TB, karena kedua subdit inilah yang menerima dana hibah dari Global Fund (GF) sejak tahun 2005 dalam jumlah yang relatif besar. Hasilnya kemudian dianalisis berdasarkan teori yang ada dan berdasarkan perangkat penilaian kinerja yang telah ditetapkan oleh pihak donor (Global Fund). Sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan saran untuk dibagikan kepada Depkes dan/atau sebagai referensi bahan studi selanjutnya.
Proyek itu sendiri biasanya mempunyai sasaran tunggal, struktur organisasi proyek tersendiri, serta berfokus untuk menghasilkan produk yang memuaskan dengan jangka waktu tertentu, sehingga menghasilkan perubahan yang berarti atau memberikan nilai tambah. Oleh karena itu, yang terpenting dalam proyek adalah ruang lingkup (scope), jadwal (schedule), dan biaya (cost), namun standar kinerja cenderung kurang bisa diandalkan. Hal inilah yang memicu seringnya terjadi perubahan dalam penganggaran (budgeting) dan irama (rhythm) yang berbeda dengan organisasi rutin, karena kinerja proyek cenderung lebih dipengaruhi oleh lingkungan eksternal jika dibandingkan dengan operasional rutin.
This study aims to know how the Ministry of Health (MOH) in Indonesia is applying their management control of project in sub directory (subdit) of AIDS and TB, in order to manage the grants from the Global Fund (GF). The MOH it self is required to provide response to the needs of society on proper health. Furthermore, to implement their programmes, the MOH is not only managing the fund from the state budget (APBN), but they also have responsibility to manage many bilateral projects as a trusted partners with many international donors/development partners, to support the public society for accessing proper health services. Therefore, the MOH needs a tool of Management Control of Project, to ensure that they have strong capacity in implementing their national health policies, as well as, being accountable for the donors.
Based on the above, the MOH (in particular AIDS and TB components) requires a tool to manage the project with the Global Fund, so that they can achieve their national goals for providing public health services throughout Indonesia. Referring to this mechanism, we will understand the strategic impact that will be gained by the MOH (through the Global Fund project) for improving their position as a trusted partners by many donors to support the national health program in Indonesia, to strategically build their mandate as regulator in making any health policies, and to empower the society for actively participating in succeeding the national programs on health.
This thesis is a single case study at the MOH (sub directory of AIDS and TB), since both components received huge grants from the Global Fund (GF) starting from 2003. The result then is presented using descriptive analysis by conducting collecting data from the project management unit of Global Fund project within the sub directory of AIDS and TB, and working in close collaboration with UNDP project team, as UNDP has agreement with the MOH in providing capacity building to support the implementation of Global Fund grants in Indonesia. The writer also conducted depth interview, literature study/journals, and other related documents to the substance, and a conclusion and recommendation then provided into this thesis to be shared with the MOH team (of AIDS and TB component). Hope that in the future, this thesis can also be used as reference to conduct further research.
A project itself is a single output/finite endeavor (having specific start and completion dates) that requires the organization and coordination of a group of two or more people, to create a unique product or service which brings about beneficial change or added value. Therefore, typical constraints are scope, time and budget, so that the performance standards tend to be less reliable for projects than for ongoing organizations. Thus, they oftenly revise their plan of budgetting, and the rhythm is different from the ongoing organization, since projects tend to be influenced more by external environment.
Kata Kunci : Pengendalian Manajemen Proyek, sasaran tunggal, ruang lingkup, jadwal, biaya, standar kinerja, anggaran dan manajemen strategis, Management Control System, management control of project, single output, scope, schedule, cost, standard of performance, bu
