ANALISA SISTEM INFORMASI AKADEMIK di STIE YAYASAN KELUARGA PAHLAWAN NEGARA
A.M.Adiyarto Sumardjono (Pemb : Drs. AGUS ACHYARI, M.B.A), Drs. AGUS ACHYARI, M.B.A.
Dewasa ini dunia pendidikan tinggi sebagai sebuah organisasi penyedia jasa berupa pendidikan menghadapi persaingan yang ketat dengan semakin berkembangnya tuntutan customer eksternal dan internalnya dalam hal pelayanan. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonorni YKPN menyiasati hal tersebut dengan menerapkan sebuah sistem informasi akademik untuk mendukung berbagai proses penyampaian produknya berupa jasa pendidikan.
Permasalahan utama yang dihadapi STIE YKPN adalah adanya berbagai kegiatan administrasi akademik yang selalu berulang secara periodik. Hal ini berhubungan dengan berbagai proses administratif akademik, seperti registrasi, bimbingan rencana studi hingga evaluasi status dan prestasi mahasiswa, selain juga penataan administrasi internal institusi yang bersangkutan. Penerapan teknologi informasi di STIE YKPN pada saat ini secara khusus ditujukan pada otomatisasi dari berbagai proses kegiatan dalam siklus administrasi akademik yang berulang secara periodik. Penyediaan atas suatu database informasi yang didukung dengan jaringan (network) komputer yang memungkinkan komunikasi antar berbagai unit fungsional untuk berbagai proses pengambilan keputusan adalah merupakan tujuan diadakannya sistem. Hal ini berkaitan dengan upaya peningkatan kemampuan dalam pelayanan kepada pengguna (customer)
internal dan eksternalnya dalam pemenuhan kebutuhan atas berbagai informasi untuk pengambilan keputusan, selain juga sebagai media penataan administrasi institusi yang bersangkutan.
Pada penelitian ini, penulis mencoba untuk melakukan analisa efektivitas dan efisiensi dari sistem informasi akademik yang diterapkan STIE YKPN ditinjau dari segi tercapainya tujuan diterapkannya sistem (degree to which the right goals are achieved), yaitu benarkah sistem telah dapat menyediakan kebutuhan informasi yang relevan dan akurat untuk menunjang pengambilan keputusan para penggunanya dan apakah dalam penerapannya terdapat permasalahan atau kesempatan yang sebelumnya tidak terdeteksi (identify new problems and opportunities).
Proses analisa dari sistem informasi akademik yang terdapat di STIE YKPN dilakukan menggunakan perpaduan dari dua metode analisa sistem yang layak digunakan dalam suatu proses pengembangan sistem (system development) maupun penilaian daya kerja sistem (system viability), yaitu Analisa Sistem (System Analysis) dan Siklus Hidup Pengembangan System (System Development Life Cycle) (Turban et al., 1996).
Dengan acuan dari kedua metode tersebut, maka dilakukan penguraian sistem berdasarkan komponen informasi yang dapat disajikan dan pengguna informasinya. Selanjutnya dibuat pengelompokkan atas berbagai jenis informasi dan penggunanya untuk menentukan aliran informasinya. Berdasarkan hasil dari aliran informasi yang terjadi dapat dilihat adanya berbagai pusat pengambilan keputusan beserta informasi yang diperlukan untuk mendukungnya. Sebagai media fisik pendukung (hardware) STIE YKPN menerapkan jaringan komputer lokal (Local Area Network) dengan sistem/rancangan client/server—dimana server menyimpan berbagai data pendukune seluruh aktivitas akademik dan melayani berbagai permintaan dari workstations.
Sebagai perangkat lunaknya (software) digunakan Edusoft yang telah disesuaikan dengan kebutuhan. Perangkat sistem informasi akademik yang tersedia telah berhasil menyajikan dan mempercepat pemrosesan atas berbagai keperluan penyediaan informasi yang relevan dan akurat dari para penggunanya, sesuai dengan tujuan dari penerapan sistem. Berkaitan dengan hal tersebut, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan mengenai efektivitas dan efisiensi sistem berdasarkan kedua metode analisa yang digunakan serta indikasi mengenai permasalahan dan atau kesempatan yang perlu diantisipasi pada masa yang akan datang. Berikut adalah penjelasannya: 1. Sistem informasi akademik di STIE YKPN telah berjalan sesuai dengan tujuan diterapkannya sistem, yaitu pemenuhan informasi yang, sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna sistem—yang selanjutnya digunakan dalam pengambilan keputusan—dimana kegunaan dari informasi adalah kemampuannya untuk menyempurnakan pengambilan keputusan. Kesesuaian (conformilly) ini tercermin xi dari berbagai kelompok proses aktivitas yang terbentuk, jenis informasi yang disajikan dan unit-unit fungsional yang menggunakannya. Dalam implementasinya
sistem informasi akademik dapat berjalan seiring (paralel) dengan object system, yaitu proses fisik pencapaian satu atau lebih tujuan (goals/objectives) dari institusi dan secara nyata memberikan pemenuhan atas dokumentasi dan informasi untuk pengambilan keputusan yang berhubungan dengan manajemen dan operasi dari object system.
Berdasarkan analisa dari pengelompokkan atas proses aktivitas, jenis informasi dan penggunanya, maka dapat ditentukan adanya berbagai pusat pengambilan keputusan untuk berbagai tingkatan manajemen, sehingga dapat dihindari terjadinya pengambilan keputusan yang sama oleh pusat pengambilan keputusan lainnya mengenai hal yang sama pula dan yang telah diputuskan sebelumnya.
2. Mengenai berbagai kesempatan dan permasalahan yang berkaitan dengan keberadaan sistem terletak pada faktor manusia (brainware)—yaitu perlunya pemahaman secara lebih komprehensif mengenai spesifikasi dan kemampuan sistem, sehingga dapat dimanfaatkan secara lebih optimal dibanding hanya sekedar sebagai sebuah pusat entry dan retrieve data seperti layaknya sebuah transaction processing system. Sebagai langkah lanjutan pengembangan dan optimalisasi sistem, maka perlu dilakukan perawatan secara berkala terhadap perangkat keras dan lunak sistem untuk
mempertahankan tingkat operasional sistem pada saat ini dan menghindari pengeluaran biaya yang tidak diperlukan.
Dukungan dan partisipasi dari seluruh unit fungsional di keseluruhan tingkatan organisasi STIE YKPN dalam pemahaman dan pengembangan sistem akan memampukan seluruh fungsi organisasi untuk mengoptimalkan kemampuan sistem dan bekerja dalam kelompok dengan menembus batas-batas fungsi (cross functional team), sehingga semua fungsi organisasi dapat menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama (integrasi fungsi) dengan cara mengakses dan berkomunikasi dengan fungsi lain dengan telah tersedianya network komputer yang memadai dan menjangkau berbagai rentang fungsional berupa rancangan client/server dan database yang mampu mengakomodasi kebutuhan informasi dari berbagai fungsi yang ada.
Kata Kunci : SIstem Informasi Akademik, STIE Yayasan Keluarga Pahlawan Negara
