MANAJEMEN PENYIMPANAN DAN PEMROSESAN REKAM MEDIS BERDASARKAN AKREDITASI PUSKESMAS KRITERIA 8.4.3. DI PUSKESMAS ADIPALA I

DESTRI KARLINA, Rawi Miharti, M.P.H.

2017 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar Belakang: Akreditasi Puskesmas merupakan salah satu cara untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di Puskesmas. Peningkatan mutu terjadi ketika Puskesmas dapat mencapai elemen penilaian pada standar akreditasi. Salah satunya adalah pemenuhan Kriteria 8.4.3. tentang adanya sistem yang memandu penyimpanan dan pemrosesan rekam medis. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan peneliti pada bulan Juni sampai Juli 2016, terdapat kejadian misfile sebesar 8,15% dan duplikasi berkas rekam medis sebesar 8,44% dari 699 berkas rekam medis rawat jalan. Oleh karena itu, diperlukan penelitian mengenai persiapan akreditasi pada bagian penyimpanan dan pemrosesan rekam medis untuk meningkatkan mutu pelayanan di Puskesmas Adipala I. Tujuan: Menggambarkan persiapan pelaksanaan manajemen penyimpanan dan pemrosesan rekam medis berdasarkan Akreditasi Puskesmas kriteria 8.4.3. di Puskesmas Adipala I. Metode: Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang telah dilakukan pada bulan Juni sampai dengan September 2017. Hasil: (1) Identifikasi pasien: belum tersedia regulasi yang sudah disahkan terkait identifikasi pasien, kesiapan item map rekam medis sudah sesuai dengan kebutuhan, dan diperlukan referensi dalam perancangan desain formulir rekam medis baru; (2) Pengkodean dan penyimpanan rekam medis: perubahan sistem penyimpanan numeric SNF menjadi TDF telah memberikan kemudahan bagi petugas filing, map berkas rekam medis belum terdapat "lidah" map, penggunaan kode warna tidak mengacu pada dasar teori, regulasi masih dalam bentuk draft dan belum disahkan, dan belum menggunakan tracer pada proses peminjaman dan pengembalian berkas RM; (3) Pendokumentasian RM: belum dipersiapkan regulasi tentang pendokumentasian yang benar dan tidak pernah dilakukan penilaian kelengkapan berkas RM; (4) Kebijakan dan prosedur penyimpanan dan retensi RM: pelaksanaan retensi tidak sesuai dengan peraturan perundangan, draft SOP dan Kebijakan terkait Penyimpanan dan Retensi berkas RM belum sesuai dengan format pedoman. Kesimpulan: Persiapan akreditasi pada manajemen penyimpanan dan pemrosesan rekam medis berdasarkan kriteria 8.4.3. melalui aspek PCDA (Plan-Do-Check-Act) masih perlu diperbaiki oleh Puskesmas Adipala I.

Background: Puskesmas accreditation is one of the way to improve health service quality in Puskesmas. The quality improvement occurs when the Puskesmas can reach the assessment element of the accreditation standard. One is the fulfillment of Criterion 8.4.3. about a system that guides the storage and processing of medical records. Based on the results of research conducted by the researcher in June to July 2016, there was a misfile of 8.15% and medical record file duplication of 8.44% of 699 medical records outpatient files. Therefore, it is necessary to research the preparation of accreditation on the storage and processing of medical record to improve the quality of service at Puskesmas Adipala I. Objective: To describe the preparation of the implementation of storage management and processing of medical record based on Puskesmas Accreditation criterion 8.4.3. at Puskesmas Adipala I. Method: The type of this research is descriptive research with the qualitative approach that has been done in June to September 2017. Results: (1) Patient identification: no regulation has been approved regarding the identification of the patient, the readiness of the medical records map item is in accordance with the needs, and reference is needed in the design design of the new medical record form; (2) Coding and storage of medical records: change of SNF numerical storage system to TDF has made it easy for filing officer, medical record file folder has not "lidah" map, color code use does not refer to theoretical basis, the regulation is still in draft form and yet passed, and has not used the tracer on the borrowing and return of MR files; (3) RM documentation: no regulation on correct documentation has been prepared and no RM file evaluation has been performed; (4) Policies and procedures of storage MR and Retention: retention implementation is inconsistent with legislation, draft SOP and Policies related storage and retention of MR files not in accordance with the guideline format. Conclusion: Preparation of accreditation on storage management and processing of medical record based on criterion 8.4.3. through the aspect of PCDA (Plan-Do-Check-Act) still needs to be improved by Puskesmas Adipala I.

Kata Kunci : Persiapan Akreditasi, Penyimpanan Rekam Medis, Filing, PDCA.