The Dissemination of Sponsor Letters for International Students in The Office of International Affairs Universitas Gadjah Mada

ENNO SARAS AGUSTIANA, Cisya Dewantara Nugraha, S.S., M.A

2017 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS SV

Makalah ini bertujuan untuk menjelaskan tentang sosialisasi surat sponsor untuk mahasiswa internasional UGM di Kantor Urusan Internasional (KUI) F13. Selama magang di KUI F13, penulis menemukan bahwa beberapa siswa internasional tidak mengetahui dengan baik tentang surat sponsor yang diberikan oleh KUI F13 UGM, terlepas dari upaya diseminasi yang dilakukan oleh KUI. Penulis kemudian mempelajari penyebaran surat sponsor untuk mahasiswa Internasional UGM dan mempresentasikan hasilnya dalam makalah ini, termasuk informasi tentang surat sponsor di KUI F13 secara umum, proses pembuatan surat sponsor, dan jenisnya. Dalam pengumpulan data dan informasi untuk makalah ini, observasi lapangan dilakukan. Siswa internasional yang diwawancarai adalah mereka yang datang ke KUI untuk meminta surat sponsor. Staf KUI yang diwawancarai adalah mereka yang bertanggung jawab untuk membuat surat sponsor dan arsip di KUI F13. Data dan informasi yang dikumpulkan dari studi pustaka dan penelusuran internet adalah yang relevan dengan topik penelitian. Hasil studi menunjukkan ketidakefektifan sosialisai surat sponsor kepada siswa internasional di KUI F13. Ada tiga faktor yang ditemukan yaitu kurangnya kesadaran siswa internasional mengenai surat sponsor, kurangnya peraturan ketat dari KUI untuk siswa internasional, dan komunikasi lintas budaya yang tidak efektif. Sampai saat ini, KUI telah mengantisipasi masalah di atas dengan menginformasikan langsung kepada siswa internasional, menoleransi masalah akibat kekurangtahuan mereka dan merekomendasikan mediator antara mereka dan staf KUI F13 dalam mengelola surat sponsor mereka.

This graduating paper aims to explain the dissemination of sponsor letters for International students of UGM in Office of International Affairs (OIA) F13. During her internship in OIA F13 the writer found thatseveral International students were not well-informed about sponsor letters provided for them by OIA F13 UGM, despite the dissemination efforts made by the office. The writer then studied the dissemination of sponsor letters for International students of UGM and presented the result in this graduating paper, including the information about sponsor letters in OIA F13 in general, the process of making sponsor letters, and the types of them. To collect the data and information for this paper, field observations were conducted. The international students interviewed were those who came to the office asking for sponsor letters. The staffs of OIA interviewed were those in charge of making sponsor letters and archives in OIA F13. The data and information gathered from literature study and internet search are those relevantto the research topic. The findings shows ineffective dissemination of sponsor letter to international students in OIA F13. There are three factors found which are the lack of awareness of the international students regarding sponsor letters, the lack of strict rules from OIA for international students, and ineffective cross cultural communication. To date, OIA had anticipated the aforementionedproblemsby informing directly to international students, tolerating problems resulting from their misinformation and recommending a mediator between them and OIA F13 staffs in managing their sponsor letters.

Kata Kunci : sponsor letter, dissemination, international students, OIA F13