KEGIATAN LEARNING ORGANIZATION (LO) SEBAGAI SARANA KOMUNIKASI ALTERNATIF (Studi Deskriptif tentang LO sebagai Sarana Komunikasi Alternatif untuk Menjembatani Kendala Upward Communication di Rumah Saki

ISRO’AH LAELI RAHMAWATI, Rajiyem

2010 | Skripsi | Ilmu Komunikasi

Sebagai komponen yang vital bagi organisasi, komunikasi internal memang membutuhkan perhatian khusus dalam pelaksanaannya. Gangguan terhadap proses komunikasi ini akan berpengaruh terhadap organisasi secara keseluruhan. Komunikasi formal sebagai sarana komunikasi organisasi yang utama kadang justru menimbulkan kendala komunikasi internal, khususnya pada upward communication. Pada saat inilah dibutuhkan sarana komunikasi alternatif di luar sarana komunikasi formal yang dapat mengatasi kendala komunikasi tersebut. Rumah Sakit Jiwa Prof. dr. Soeroyo Magelang, yang selanjutnya disebut RSSM adalah salah satu organisasi pemerintah dalam pelayanan kesehatan umum dan juga kesehatan jiwa masyarakat. Seperti yang terjadi pada setiap organisasi, sarana komunikasi utama yang berkembang di RSSM adalah sarana komunikasi formal. Proses penyampaian pesan pada komunikasi formal harus dilakukan secara berurutan sesuai dengan tingkatan hierarki yang ada pada organisasi padahal sebagai sebuah organisasi yang besar RSSM memiliki tingkatan hierarki yang cukup banyak. Sebagai sebuah organisasi yang cukup besar dan kompleks, jika hanya mengandalkan sarana komunikasi formal saja, ternyata dapat memunculkan kendala komunikasi yang terjadi karena ketidakpuasan pegawai terhadap proses upward communication. Pada sarana komunikasi formal pesan harus melalui lapisan-lapisan sesuai dengan hierarki yang ada di RSSM, begitu juga dengan feedback dari atasan yang juga harus disampaikan secara berlapis untuk dapat sampai kembali kepada pegawai. Feedback yang diterima kadang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, padahal untuk menyampaikan pesan kembali harus melalui prosedur yang sama seperti di awal. Melihat kondisi komunikasi internal, khususnya upward comunication di RSSM, atas usulan dari direktur yang baru, pegawai membuat sarana komunikasi alternatif di luar saluran komunikasi formal. Sarana komunikasi ini berusaha mengurangi kendala komunikasi antara pegawai dengan atasan. Melalui saluran komunikasi ini pegawai berharap kebutuhan mereka untuk dapat menyampaikan aspirasi maupun pertanyaan secara langsung kepada puncak pimpinan serta mendapatkan feedback secara langsung tanpa melalui jenjang hierarki organisasi dapat terpenuhi. Sarana komunikasi yang dimaksud adalah sebuah kegiatan yang dinamakan Learning Organization (LO). Melalui kegiatan LO, pegawai berusaha menciptakan sarana komunikasi yang dapat menjembatani komunikasi antara atasan dan bawahan. Proses komunikasi yang terjadi adalah komunikasi dua arah dimana terjadi pertukaran pesan secara langsung antara komunikan dan komunikator, yang dalam hal ini adalah atasan dan bawahan, tanpa melalui lapisan hierarki organisasi. Dari penelitian yang telah dilakukan, maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa kegiatan LO dapat menjadi sarana komunikasi alternatif yang menjembatani kendala upward communication. Hal ini didapatkan dari pengamatan terhadap karakteristik kegiatan LO yang dapat menutupi kekurangan pada sarana komunikasi formal. Karakteristik tersebut adalah: 1. Mengurangi tingkatan pada rantai komunikasi Berdasarkan observasi langsung terhadap kegiatan Reboan, pesan disampaikan melalui jalur singkat yaitu secara langsung dan bukan seperti pada sarana komunikasi formal yang harus melalui lapisan-lapisan hierarki organisasi. Pesan dapat disampaikan sebagai pesan perorangan maupun pesan yang mewakili instalasi tertentu. Usulan, masukan atau permintaan tersebut dapat langsung didengar oleh direksi. Ada kepuasan karena pegawai dapat menyaksikan sendiri pesan yang disampaikannya sudah diterima dan diberi tanggapan, sehingga memunculkan harapan adanya realisasi dari usulan tersebut. 2. Pesan mengalir tanpa memperhatikan hubungan posisi dalam organisasi Semua anggota forum tidak memperhatikan hubungan posisi karena baik atasan maupun bawahan memposisikan diri mempunyai hubungan yang sejajar yaitu sebagai pegawai RSSM. Dengan adanya hubungan yang sejajar tersebut, pesan mengalir tanpa memperhatikan posisi yang ada dalam struktur, sehingga pegawai dapat dengan mudah menyampaikan pendapat kepada atasan tanpa perlu merasa sungkan atau takut akan mendapatkan feedback negatif atau hal-hal yang mengancam posisi mereka dalam pekerjaan. 3. Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi dua arah Dengan adanya proses komunikasi dua arah, memungkinkan adanya respon verbal dan non verbal secara langsung. Pesan disampaikan dan feedback akan diterima secara langsung. Jika ada jawaban yang tidak memuaskan dapat dikonfirmasikan lagi secara langsung. Pada kegiatan Reboan, peserta yang hadir terdiri atas berbagai macam profesi, sehingga dapat saling berbagi informasi atas sebuah tema, jika tema tersebut menyangkut banyak bidang profesi. Setiap peserta yang hadir berhak bertanya atau memberikan jawaban sesuai dengan bidang kerjanya masing-masing. 4. Suasana yang terbangun adalah suasana informal Suasana forum memang dibuat santai agar semua dapat berkomunikasi dengan nyaman tanpa adanya hambatan yang muncul secara personal. Bahkan dalam menyampaikan pesan kadang-kadang diselingi dengan melontarkan lelucon- lelucon agar suasana menjadi lebih hangat. Namun demikian, tetap dijaga agar suasana santai tersebut tetap tertib. Peneliti kemudian menganalisa, apakah pegawai memang benar-benar membutuhkan sarana komunikasi alternatif ini berdasarkan pengamatan terhadap kehadiran peserta pada kegiatan LO. Kesimpulan yang didapatkan adalah pegawai memang membutuhkan sarana komunikasi ini dengan selalu hadir dan mengikuti diskusi dalam kegiatan LO, walaupun jumlahnya berubah-ubah. Perubahan jumlah peserta ini disebabkan oleh pekerjaan yang tidak dapat ditinggalkan, sehingga tidak setiap minggu dapat hadir. Selain itu kehadiran pegawai dipengaruhi oleh tema-tema yang disajikan. Pegawai biasaya hadir pada saat tema menarik minat mereka. Pegawai paling banyak hadir pada kegiatan ini ketika tema kegiatan tersebut berkaitan dengan kebijakan-kebijakan rumah sakit. Akan tetapi tetap ada juga anggota-anggota organisasi yang selalu menghadiri kegiatan LO atau forum Reboan dengan alasan ingin selalu mengetahui kondisi terbaru yang sedang terjadi di RSSM. Selain itu ingin mendapatkan pengetahuan baru yang berasal dari instalasi lain, dan tentu saja berkomunikasi secara langsung dengan atasan. Sebenarnya memang hal inilah yang diharapkan dari diadakannya forum Reboan ini, yaitu para pegawai bisa selalu hadir dalam proses belajar ini. Walaupun jumlah peserta Reboan selalu memenuhi apa yang diharapkan, namun sebenarnya masih belum mewakili jumlah seluruh pegawai RSSM. Masih banyak pegawai yang belum berpartisipasi dalam forum yang dirintis oleh wakil dari mereka sendiri. Oleh karena itu perlu diadakan penelitian lanjutan untuk menganalisa faktor yang menyebabkan banyak pegawai yang belum berpartisipasi, selain faktor-faktor yang sudah disebutkan sebelumnya. Selanjutnya, berdasarkan hasil penelitian pada aktivitas yang dilakukan, kegiatan LO memang tidak serta merta dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi di RSSM. Kegiatan ini dirancang untuk menyelesaikan masalah komunikasi yang terjadi di RSSM. Melalui kegiatan LO, pegawai mendapatkan kemudahan jika ingin mencari tahu faktor-faktor apa yang menyebabkan sebuah permasalahan terjadi dalam organisasi. Dengan komunikasi yang terjalin, diharapkan anggota organisasi dapat semakin memahami tugas pokok dan fungsinya masing-masing sebagai anggota organisasi sehingga dapat meningkatkan kinerja. Selain itu, anggota-anggota organisasi juga dapat memahami tugas dari instalasi lain termasuk kendala-kendala pekerjaan yang mereka hadapi. Adanya komunikasi yang baik dan tujuan dari komunikasi tersebut dapat tercapai, diharapkan keharmonisan dalam organisasi dapat tetap terjaga dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Kata Kunci : Komunikasi; Pendidikan