Analisis Organisasi Kantor Pelayanan Perizinan Kabupaten Sleman

Nursatyo Nugroho, Ratminto

2015 | Tesis | S2 Magister Administrasi Publik

INTISARI Kantor Pelayanan Perizinan Kabupaten Sleman (KPP) sebagai penyedia pelayanan publik tidak terlepas dari tuntutan pelayanan prima. Permasalahan yang muncul adalah belum terpenuhinya target pelayanan dibandingkan dengan jumlah pemohon perizinan. KPP melayani 78 jenis perizinan dengan rata-rata 11.798 permohonan per tahun. Untuk Izin Gangguan, KPP menerima rata-rata 1.778 permohonan per tahun. Besarnya jumlah pemohon perizinan ini membuat KPP kewalahan dalam melayani permohonan izin.KPP hanya dapat melayani sekitar 80.49% permohonan, atau memiliki rata-rata 347 (19.51%) tunggakan permohonan per tahun. Tentunya hal tersebut menyebabkan para pemohon izin merasa tidak puas. Aduan mengenai ketidakpuasan tersebut mencapai rata-rata 70 pengaduan pertahun, namun angka tersebut hanya merupakan puncak gunung es, karena pemohon yang tidak puas dimungkinkan tidak melakukan pengaduan. Permasalahan yang terjadi di Kantor Pelayanan Perizinan ini oleh peneliti dianalisis dengan diagnosis Weisbord, yaitu: tujuan, struktur, tata hubungan, penghargaan, kepemimpinan, dan metode kerja, serta lingkungan organisasi. Penelitian ini bertujuan mendeskripsikan dan menganalisis sistem organisasi KPP. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis deskriptif. Sumber data berasal dari informan, observasi lapangan dan observasi online, serta dokumen. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis model interaktif yaitu mereduksi data, menyajikan data, serta menarik kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa KPP belum mampu memenuhi tuntutan masyarakat, disebabkan oleh: a) level kebijakan terkait dengan struktur organisasi, yaitu: 1) KPP hanya berfungsi sebagai front office dan tidak menjadi one stop service pelayanan perizinan; 2) koordinasi, hubungan, dan komunikasi antara KPP dengan instansi teknis tidak berjalan optimal karena kendala structural dan kendala teknis; 3) mekanisme kerja memiliki alur yang terputus; 4) sistem informasi tidak optimal karena tidak ditindaklanjuti oleh instansi teknis; 5) upaya untuk mempertahankan integritas dan mencapai tujuan organisasi tidak optimal; dan b) level teknis, yaitu: 1) formasi jabatan yang tidak sesuai dengan jumlah pegawai, sehingga terdapat rangkap jabatan yang menyebabkan tidak optimalnya kinerja pegawai; 2) tidak adanya aturan mengenai sikap pegawai dalam pelayanan; dan 3) penghargaan yang belum mampu memotivasi pegawai untuk meningkatkan kinerja. Peneliti menyarankan perlunya perubahan pada level kebijakan yaitu menggunakan desain organisasi matrik untuk menjembatani urusan perizinan yang bersifat sektoral dalam wadah sebuah organisasi, dengan pra kondisi: a) pendelegasian wewenang proses dan penandatanganan surat ijin berada di organisasi pelayanan perizinan; b) penyetaraan level jabatan eselon pimpinan organisasi; c) kendali koordinasi secara penuh dalam menentukan target penyelesaian perizinan yang diserahkan; d) re-design metode kerja, dan; e) pemusatan data secara komprehensif dan tidak terbagi dalam segmentasi instansi pengolahnya. Sedangkan, perubahan pada level teknis adalah: a) penyesuaian dalam penetapan fungsi dan pembagian kerja; b) pengaturan dan pelatihan mengenai sikap pegawai dalam melayani masyarakat; dan c) adanya peningkatan penghargaan agar menimbulkan kebanggaan para pegawai sehingga mampu mendorong pegawai untuk meningkatkan performa kinerjanya. Kata kunci: pelayanan perizinan, diagnosis organisasi, desain organisasi.

Kata Kunci : Pelayanan Publik; Perizinan