PROTOTYPE SISTEM KEARSIPAN DOKUMEN BANGUNAN PADA ISTANA KEPRESIDENAN YOGYAKARTA

ARY SETYONINGRUM, Ir. P. Insap Santosa, M.Sc., Ph.D ; Noor Akhmad Setiawan, S.T., M.T., Ph.D

2017 | Tesis | S2 Teknik Elektro

Dalam upaya mewujudkan pemerintahan yang baik atau good government, tertib administrasi merupakan salah satu bagian penting yang harus dicapai dalam menjalankan tata kelola pemerintahan, termasuk di dalamnya adalah bidang kearsipan. Istana Kepresidenan Yogyakarta sudah berupaya untuk melindungi atau mengamankan dokumen kontrak pengadaan barang/jasa khususnya tentang pekerjaan Sub bagian Bangunan, tetapi masih dengan sistem manual. Volume dokumen arsip yang tersimpan sangat banyak, tetapi belum ada sistem yang memadai untuk pencarian arsip tersebut. Jika hal tersebut sering terjadi akan sangat menghambat pengguna dalam menjalankan tugasnya. Penelitian ini mengintegrasikan kebutuhan pengguna yang menggunakan metode user centered design (UCD) ke sebuah model tahapan pembuatan sistem informasi kearsipan dokumen terkait data sensitif di-intern pemerintahan. Pengukuran tingkat penerimaan dan dukungan dari calon pengguna dilakukan dengan membuat instrumen pengumpulan data berupa angket/kuesioner sesuai kerangka System Usability Scale (SUS) dengan menggunakan Skala Likert untuk menghitung variabelnya. Prototype sistem informasi arsip bangunan yang dirancang dapat dikelola oleh analis bangunan, dilihat oleh pegawai dan dapat dipantau oleh Pimpinan. Hasil evaluasi usability menghasilkan nilai 77.25 > 70 termasuk dalam kategori usable, berarti tingkat usabilitas aplikasi ini dapat diterima dan digunakan dengan mudah oleh pengguna untuk mencapai tujuan organisasi sehingga mampu membantu dalam melaksanakan pekerjaan.

In an effort to realize good government, orderly administration is one important part that must be achieved in running the governance, including in the field of archives. Yogyakarta Presidential Palace as part of The Ministry of State Secretariat of Republic of Indonesia has tried to secure the contract documents on the procurement of goods/services especially at Building Subdivision, but it still using manual system. There have been a giant number of archived documents without an adequate system for searching it. The absence of that searching system could obstruct the user in performing their duties. Based on that problems, this study trying to integrates the needs of users which using User Centered Design (UCD) method into a model of making archives information system contains sensitive data inside the institutions. The measurement of acceptance and support level of potential users is done by distributing questionnaire according to System Usability Scale (SUS) framework by using Likert Scale to calculate the variables. The prototype of information system about Building Subdivision archive that have been made, could be managed by the building analyst and also monitored by the employees and the leader of these institutions. The usability evaluation resulted 77.25> 70 as usable category, it means that the usability level of this application could be accepted and used easily by the user to achieve the organization goal besides to assist in carrying out the work.

Kata Kunci : Archives, User Centered Design, Prototype, System Usability Scale