A Case Study On The Archiving System In Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta

RIFAATUN NISA NUR I, Cisya Dewantara Nugraha, S.S., M.A.

2017 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS SV

Penyusunan tugas akhir ini bertujuan untuk mempelajari sistem pengarsipan di Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta. Secara umum, sistem pengarsipan adalah proses penyimpanan informasi yang tidak aktif dalam jangka waktu yang lama. Sementara, jenis kegiatan pengarsipan dapatbervariasi tergantung pada format arsip dan sistem pengarsipan yang lebihsesuai. Arsip yang aktif perlu disimpandengan pengelolaan ekstra karena lebih sering dibutuhkan namun arsip yang tidak aktif tidak memerlukan pengelolaan penyimpanan yang ketat karena tidak akan dibutuhkan segera. Oleh karena itu penting bagi institusi pemerintah, perusahaan, organisasi politik dan masyarakat untuk memiliki sistem pengarsipan yang baik karena intitusi-institusitersebut memiliki frekuensi penyimpanan dokumen yang tinggi. Observasi ini mempelajari sistem pengarsipan di Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta dan membandingkannya dengan prosedur pengarsipan yang telah terstandar. Dari pengamatan diketahui bahwa pada umumnya Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta telah menerapkan sistem pengarsipan standar kecuali dalam hal pemeliharaan dokumen dan penyediaan tempat penyimpanan yang ideal untuk dokumen. Dinas Kebudayaan didapati tidak membedakan arsip aktif dan tidak aktif karena kedua kategori tersebut tidak dikelola dengan baik dan tidak dilengkapi kabinet atau ruang arsip yang aman. Penulis kemudian menyarankan agar Dinas Kebudayaan memberikan perbaikan besar untuk sistem pengarsipan, terutama dalam hal mekanisme pemeliharaan dan penyimpanannya demi menjaga keamanan arsip.

This graduating paper is aimed to study the archiving system in Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta. In general, archiving system is a process where inactive information is stored for a long period of time. Meanwhile, the kinds of archiving activities may differ depending on the format of archives and archiving system preferred. Active archives need to be maintained with extra care as it is more frequently needed but inactive archives does not need strict storage management since it would not be needed shortly. Therefore proper archiving system is important for government institutions, companies, political and community organizations since they have a high frequency of document storing. This observation studies about the archiving system in Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta and compares it with the standardized archiving procedures. From the observation it is found that generally Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta has implemented standard archiving system except for providing proper maintenance of the documents and establishing ideal storage place for the documents. Dinas Kebudayaan does not differentiate active archives an inactive archives as both category are both maintained inappropriately by not provided with safe cabinet nor secured archive room. The writer then suggests that Dinas Kebudayaan should provide considerable improvement for the archiving system, especially in terms of archive maintenance and storage mechanism for the security of the archiving system.

Kata Kunci : Archiving system, record, archive, Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta.