PERENCANAAN RECORDS CENTER DI KANTOR PUSAT DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI SEBAGAI UPAYA PENINGKATAN SADAR ARSIP

KHOIRU AJI PAMUNGKAS, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2017 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Perencanan records center di Kantor Pusat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai ini dilakukan untuk memaksimalkan pengelolaan arsip dinamis inaktif dalam rangka manajemen kearsipan di DJBC sehingga dapat meningkatkan sadar arsip. Sebelum dilakukan perencanaan, dilakukan survey terhadap kondisi records center lama beserta operasionalnya. Adapun perencanaan dimuai dari tahap menentukan jenis kepemilikan records center, pemilihan lokasi gedung, layout dan penggunaan ruang, dan juga fasilitas penunjang lainnya. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi pustaka, observasi, dan wawancara. Studi pustaka, metode ini dilakukan dengan mengambil materi dari bahan pustaka yakni teori, gagasan, dan konsep-konsep mengenai perencanaan records center. Wawancara dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan informasi yang lebih lengkap melalui tanya jawab dengan narasumber yang bersangkutan terhadap operasional records center. Sementara itu, observasi partisipatif dilakukan dengan pengamatan terhadap suati objek di organisasi yang bersagkutan. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah Pusat Arsip (Records Center) Kantor Pusat DJBC belum memenuhi standard yang ada sehingga perlu perencanaan records center yang baru. Standard yang belum terpenuhi oleh record center lama terutama adalah aspek keselamatan arsip, kapasitas simpan, dan akses arsip.

This study report describes the Planning of Records Center in Kantor Pusat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai as An Effort to Increase Archival Awareness. The aim of this planning is to maximize inactive records management so archival awareness increased. Before planning of records center, a survey on old records center and it’s operation must be done. And the step of planning records center are decide the kind of records center, placement location buliding, space requirement, and some facility that support it. Data collecting methods that used are library study, observation of participation, and interview. Library study, this methods is done by taking matter from library materials like theory, argument, and concepts about planning records center. Interview the writer did during the internship program by collecting data and information completely from informants who concerned on records center operation. And observation of participation is done with observes on an object in organization. The conclusion of this study report is Records Center of Kantor Pusat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai has not standardized yet, so planning a new records center is needed. Uncomplete standards on old records center especially safety records, space capacity, and records acces.

Kata Kunci : Perencanaan, Records Center, Arsip Inaktif, Sadar Arsip