PERENCANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS DI PUSKESMAS DEPOK III SLEMAN YOGYAKARTA

MARTHA DILLA S, Dra. Rawi Miharti, MPH.

2017 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar belakang: Dengan semakin meningkat jumlah berkas rekam medis maka diperlukan sebuah upaya penyusutan berkas rekam medis supaya fungsi ruang filing dapat menjadi lebih maksimal. Di Puskesmas Depok III Sleman belum ada upaya penyusutan berkas rekam medis yang secara rutin dilakukan, maka diperlukan sebuah perencanaan untuk mengadakan kegiatan penyusutan berkas rekam medis. Tujuan: Merencanakan dan menganalisis kegiatan penyusutan berkas rekam medis ditinjau dari unsur manajemen 5M (man, method, materials, machine, dan money). Metode: Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan jenis rancangan yang digunakan adalah studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan observasi. Hasil: Dari segi man, tidak ada petugas yang khusus untuk melakukan penyusutan, semua petugas rekam medis terlibat. Kemudian dari segi method tidak ada SPO penyusutan rekam medis. Dari segi material, belum tersedia rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif dan ruang penyimpanan berkas rekam medis belum memadai. Kemudian dari segi machine, tidak ada alat yang digunakan untuk melakukan penyusutan berkas rekam medis. Dari segi money, belum ada anggaran yang dibuat untuk melakukan penyusutan berkas rekam medis. Kesimpulan: Perencanaan unsur manajemen man adalah dengan membuat job description bagi petugas dan membuat penjadwalan bagi masing-masing petugas rekam medis untuk melakukan penyusutan. Unsur manajemen method menyusun SPO penyusutan berkas rekam medis. Unsur manajemen materials menyiapkan rak penyimpanan formulir rekam medis inaktif dan menyiapkan tempat penyimpanan yang memadai untuk formulir rekam medis inaktif. Unsur manajemen machine, menyiapkan keranjang, tali rafia, dan gunting. Unsur manajemen money merencanakan anggaran dana untuk membeli rak penyimpanan formulir rekam medis inaktif, membeli keranjang untuk membawa formulir rekam medis inaktif, membeli tali rafia dan gunting, serta merencanakan anggaran dana lain-lain.

Background: With the increasing number of medical record files it is necessary an attempt to shrink the medical records file so that the function of the filing room can become more leverage. In Puskesmas Depok III Sleman, there is no effort to depreciate routine medical record file, it is necessary to plan to conduct the activity of shrinking medical records file. Objective: Plan and analyze the shrinkage activity of medical record file in terms of management element 5M (man, method, materials, machine, and money). Method: This research type is descriptive research with qualitative approach and type of design used is case study. Technique of data collecting by interview and observation. Result: In terms of man, there is no special officer to do the depreciation, all medical record officers involved. Then in terms of method there is no Standart Operational Procedure depreciation of medical records. In terms of material, there is not yet an inactive medical record file storage rack and medical record file storage space is not adequate. Then in terms of machine, there is no tool used to perform shrinkage of medical record files. In terms of money, no budget has been made to do the depreciation of medical record files. Conclusion: Man management element planning is to make job description for officer and make scheduling for each medical record officer to do depreciation. The method management element compiles the SOP depreciation of the medical records file. The materials management element prepares an inactive medical record storage shelf and prepares adequate storage for an inactive medical record form. Elements of machine management, preparing baskets, ropes, and scissors. Money management elements plan budget funds to purchase shelves for storage of inactive medical records, buy baskets to carry inactive medical records, buy raffia and scissors, and plan other budget funds.

Kata Kunci : perencanaan, penyusutan rekam medis, 5M