PERSIAPAN PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI DESENTRALISASI KE SENTRALISASI BERBASIS TERMINAL DIGIT FILING DI PUSKESMAS PANEKAN KABUPATEN MAGETAN

YANUARIZKA NONI P, SAVITRI CITRA BUDI, S.KM, M.P.H.

2017 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar Belakang: Penyimpanan berkas rekam medis merupakan salah satu bagian dari pengelolaan rekam medis pasien. Perubahan sistem penyimpanan ke sentralisasi berbasis terminal digit filing dilakukan oleh Puskesmas Panekan Kabupaten Magetan guna menciptakan sistem penyimpanan berkas rekam medis yang lebih baik. Saat ini, Puskesmas Panekan Kabupaten Magetan melakukan persiapan untuk perubahan sistem penyimpanan berkas rekam sehingga dapat segera melakukan perubahan sebelum penilaian akreditasi pada tahun 2018. Tujuan: Mengetahui persiapan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi berbasis terminal digit filing di Puskesmas Panekan kabupaten Magetan serta kendala yang dihadapi dalampersiapan tersebut. Metode Penelitian: Jenis penelitian adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Rancangan penelitian adalah studi kasus. Teknik pengumpulan data dengan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Uji validitas dan reliabilitas data menggunakan triangulasi sumber dan teknik. Hasil: Persiapan yang sudah dilakukan adalah pengadaan ruang penyimpanan dan rak penyimpanan dengan memanfaatkan ruang dan rak penyimpanan berkas rekam medis rawat inap yang digunakan saat ini, pemesanan map berkas dan mengirimkan 2 (dua) petugas pendaftaran untuk mengikuti pelatihan rekam medis. Untuk kebijakan belum dibuatnya SK perubahan sistem penyimpanan dan SOP penyimpanan dengan sistem penyimpanan yang baru. Kendala persiapan yang dialami adalah kurangnya sosialisasi dan koordinasi serta kurangnya pengetahuan sdm terkait rekam medis dan sarana yang belum sepenuhnya siap. Kesimpulan: Persiapan yang dilakukan dalam perubahan sistem penyimpanan dibagi menjadi 3 (tiga) aspek, yaitu sarana, sdm dan kebijakan. Kendala persiapan yang dihadapi adalah kurangnya koordinasi dan sosialisasi, kuranya pengetahuan petugas dan sarana yang belum siap.

Background: Medical records filing is a part of managing patient medical record. The change of the filing system to the centralization of terminal digit digit filing was done by Puskesmas Panetan Kabupaten Magetan to create a better medical records filing system. Currently, Puskesmas Panekan Puskesmas Kabupaten Magetan is preparing for the change of records filing system so that it can immediately make changes before the accreditation assessment in 2018. Purpose: This research find out how the preparation of change of filing system of medical records from decentralization to centralization of terminal digit digit filing at Puskesmas Panekan Kabupaten Magetan and proplems in the preparation. Research method: This research use descriptive research with a qualitative approach. This research planned by case study method. Data were collected by interview, observation, and study documentation. Data validation use sources and techniques of triangulation. Results: Preparations has been done is the procurement of storage space and storage shelves by utilizing the space and storage shelves of the inpatient medicals records used now, ordering the file folders and sending 2 (two) officers to take medical record training. For policy not yet made Decision Letter of change filing system and SOP of saving medical records with new storage system. Problems preparation is the lack of coordination and socialization, the lack of knowledge of officers and facilities that are not ready. Conclusion : Preparation made in the change of storage system is divided into 3 (three) aspects, namely facilities, human resources and policy. Problems preparation is the lack of coordination and socialization, the lack of knowledge of officers and facilities that are not ready.

Kata Kunci : persiapan, perubahan sistem penyimpanan, sentralisasi, terminal digit filing