PENYUSUTAN ARSIP DI BAGIAN SEKRETARIAT AKADEMI ANGKATAN UDARA YOGYAKARTA

VIDARA AGUSTINA P, Waluyo, S.S., M.Hum.

2017 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Penyusutan merupakan kegiatan yang penting dalam pelaksanaan manajemen kearsipan. Penyusutan dilakukan dalam rangka mengurangi jumlah volume arsip dengan cara memindahkan arsip, memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan serta habis masa retensinya dan penyerahan arsip dari unit kearsipan ke lembaga kearsipan sesuai dengan tigkatan masing-masing. Kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran mengenai pentingnya penyusutan arsipn bagi suatu organisasi. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data terdiri dari observasipartisipatif, studi pustaka, dan wawancara. Metode observasi-partisipatif dilakukan dengan mengamati dan ikut terjun secara langsung dalam kegiatan penyusutan arsip. studi pustaka dilakukan dengan kegiatan pengumpulan data dari sumber-sumber bahan pustaka, literatur, web yang berkaitan dengan topik yang diambil. Metode wawancara dilakukan dengan mengajukan berbagai pertanyaan kepada narasumber yang digunakan untuk melengkapi data. Penyusutan arsip di Bagian Sekretariat Akademi Angkatan Udara Yogyakarta belum dilakukan secara prosedural. Dikatakan belum prosedural karena pada kegiatan pemindahan arsip belum dibuatkan berita acara pemindahan dan daftar arsip yang dipindahkan. Arsip yang telah dipindahkan dalam kondisi tidak teratur sehingga perlu dilakukan pembenahan arsip terlebih dahulu. Pada proses pemusnahan arsip baru dilakukan terhadap duplikasi. Kegiatan penyerahan arsip statis di Bagian Sekretariat Akademi Angkatan Udara Yogyakarta

Disposal is an important activity in an implementation of archival management. The disposal is aimed to reduce the sum of the archive volume by moving archive, by finishing off the useless archive which run off its retention period, and by transferring archive from the archival unit to the archival institution base on each level. Activity is expected to increase awarenes of the importance of records disposal for an agency. The method used in data collection consistedof participatory observation, literature, and interviews. Participatory observation method is done by observing and paticipating directly in the activities plunge disposition. Studies conducted with the data collection activities of the sources of library materials, literature, web-related topics taken. Method of interviews conducted by asking question to the speakers that are used to complete the data Records disposal in Division Secretariat Indonesia Air Force Academy Yogyakarta has not done procedurally. It has done procedurally because on the transfer activity not yet reported for removal that need to reform the records first. In the recent destruction of records conducted on duplicate. Delivery archives activities in Secretariat Division Air Force Yogyakarta was first performed and submitted to the general secretariat AU.

Kata Kunci : Arsip, Pemindahan, Pemusnahan, Penyerahan, Penyusutan