PENATAAN BERKAS DALAM MENUNJANG PROSES PEMBENTUKAN PRODUK HUKUM SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

FIQA ANNIZA A, Titi Susanti, S.S., MPA.

2017 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Penulisan tugas akhir yang berjudul Penataan Berkas Dalam Menunjang Proses Pembentukan Produk Hukum Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan hasil pengumpulan data selama masa penelitian yang dilakukan di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Pemberkasan arsip produk hukum menjadi tanggung jawab Bagian Pembentukan Produk Hukum dan Pengkajian. Pemberkasan arsip dalam menunjang produk hukum dimulai dari tahap pememeriksaan, pemberian indeks, penentuan kode klasifikasi, pelabelan, serta penyimpanan berkas ke dalam filing cabinet. Metode penelitian yang digunakan, yaitu wawancara, observasi partisipasi dan studi pustaka. Metode observasi-partisipasi dilakukan dengan cara mengamati, serta terlibat langsung dalam kegiatan sehari-hari untuk mengetahui kondisi sesungguhnya mengenai penataan berkas di Bagian Pembentukan Produk Hukum dan Pengkajian. Metode wawancara merupakan pengumpulan data dengan bertanya kepada pegawai untuk melengkapi data yang dibutuhkan.Metode yang terakhir adalah studi pustaka dilakukan untuk menghimpun informasi dengan sumber buku-buku yang berkaitan dengan pemberkasan. Kesimpulan dari laporan ini adalah pemberkasan arsip menunjang dalam proses pembentukan produk hukum. Kendala yang dihadapi yaitu tidak kembalinya berkas setelah diolah di subbagian kepada petugas arsip, sehingga berkas tidak dapat disimpan. Kendala lain setelah berkas dipinjam mengembalikan kedalam filing cabinet tidak sesuai dengan kode klasifikasi, hal ini mengakibatkan penemuan kembali berkas menjadi sulit. Kondisi berkas yang menumpuk di atas meja akan memerlukan waktu lama untuk menatanya. Kurangnya sarana dan prasarana mengakibatkan proses penataan berkas menjadi tidak maksimal.

The final report entitled is Filing system in supporting the process of legal drafting at Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta is the result of data collection during the study period at Sekretariat DPRD DIY. Filing of legal drafting is responsibility of Bagian Pembentukan Produk Hukum dan Pengkajian. Filing system in supporting the process of legal drafting start from selection file, indexing, coding, classification, labeling, and filing into filing cabinet. The methods used in this final project are: participatory observation, interviews, and literature studies. Participatory observation is done by observing and engage directly in the daily activities to know real condition of filing system at Bagian Pembentukan Produk Hukum dan Pengkajian. Interview is the data collection method with used asks the employees to complete the required data. A literature studies to collect information with the source of books relating to the filing. The conclusion of this report is filing system are supporting the process of legal drafting. The problem that happened is, file not return after processed in subsection to archivist, so file can not be saved.Another obstacle after borrowed files returned to the filing cabinet did not match the classification code, this result in the rediscovery of the file to be difficult. File conditions that accumulate on the table and will take a long time to arrange. Less of facilities and infrastructure resulted in the process of filing system can not maximal.

Kata Kunci : Berkas, Penataan Berkas, Produk Hukum