PENERAPAN LAYANAN ARSIP PERATURAN PEMERINTAH SEBAGAI ARSIP DINAMIS INAKTIF BERDASARKAN KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DI KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA

DEWI RAHMAWATI, Rina Rakhmawati, M.P.A.

2017 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Pengolahan arsip Peraturan Pemerintah di Asisten Deputi Hukum, Deputi Hukum dan Perundang-Undangan dilakukan secara sistematis dan dipindahkan di Bagian Arsip, Biro Tata Usaha ketika sudah memasuki masa inaktif. Adanya pengolahan arsip Peraturan Pemerintah secara sistematis ini diimbangi dengan penerapan klasifikasi keamanan dan akses arsip. Klasifikasi ini bertujuan untuk melindungi fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan agar dapat tetap tersedia, mudah dibaca, utuh, otentik, andal serta terjaga keamanannya. Penerapan ini dilakukan oleh Asisten Deputi Hukum, Deputi Hukum dan Perundang-Undangan sebagai unit pencipta, Bagian Arsip Biro Tata Usaha sebagai pusat arsip, dan PPID sebagai pelaksana pelayanan informasi publik. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini. Pertama, observasi partisipasi yang dilakukan dengan cara turut serta langsung dalam proses pengelolaan arsip di Kementerian Sekretariat Negara dari pengolahan sampai layanan arsip di Bagian Arsip. Kedua, wawancara yang dilakukan dengan tanya jawab kepada arsiparis yang mengelola dan memberikan layanan arsip di Kementerian Sekretariat Negara. Ketiga, studi pustaka yang digunakan sebagai referensi dan pengumpulan data dalam penulisan tugas akhir. Layanan arsip Peraturan Pemerintah di Kementerian Sekretariat Negara sudah berdasarkan pada klasifikasi keamanan dan akses arsip. Namun terdapat kendala yang menghambat yaitu kurangnya koordinasi antara Bagian Arsip, PPID, dan Asisten Deputi Hukum dalam memberikan kejelasan penanggungjawab layanan arsip berkas naskah asli.

The process of Peraturan Pemerintah records in Asisten Deputi Hukum, Deputi Hukum dan Perundang-Undangan is done systematically and moved to Bagian Arsip, Biro Tata Usaha when it has inactive period. The systematic records process of Peraturan Pemerintah is also balanced with the application of security classification and records access. This classification is to protect the information and physical records from damage and lose so that the records are available, easy to read, intact, authentic, trustworthy, and save. This application is done by Asisten Deputi Hukum, Deputi Hukum dan Perundang-undangan as a creator unit, Bagian Arsip Biro Tata Usaha as a records center, and PPID as an implementer of public information service. There are three methods used in writing this final report. The first is participation observation that was done by joining in process of records managing in Kementrian Sekretariat Negara from processing to records service in Bagian Arsip. The second is interview that was done by asking and answering to records managers who manage and give the records service in Kementrian Sekretariat Negara. The third is literature review which is used as reference and to collect the data in writing this final report. The records services of Peraturan Pemerintah in Kementrian Sekretariat Negara has been appropriate to the security classification and records access. However, there are less coordination between Bagian Arsip, PPID, and Asisten Deputi Hukum on providing clarity in charge of records service of the original draft file.

Kata Kunci : Layanan Arsip, Arsip Peraturan Pemerintah, Arsip Dinamis Inaktif, Klasifikasi Keamanan, Akses.