PENGEMBANGAN PROSES PENGADAAN INDIRECT MATERIAL MELALUI VALUE-STREAM MAPPING DAN BUSINESS PROCESS REENGINEERING

FIDUSIA, Adi Djoko Guritno, Dr., Ir., MSIE

2017 | Tesis | S2 MANAJEMEN (MM) JAKARTA

PT Jotun Indonesia merupakan salah satu perusahaan manufaktur cat di Indonesia. Perkembangan industri yang pesat menyebabkan meningkatnya persaingan dalam industri cat. Perusahaan memutuskan untuk mengubah struktur organisasi dengan melakukan sentralisasi sejak tahun 2014. Perubahan ini mengakibatkan permintaan yang masuk menjadi sangat banyak sehingga meningkatkan workload tim Indirect Purchasing. Beberapa permasalahan yang muncul antara lain lambatnya pembuatan purchase order, terlambatnya pengiriman barang-barang dari penjual, harga yang kurang bersaing; spesifikasi barang yang tidak sesuai permintaan; hilangnya dokumen pembelian, dan laporan yang kurang akurat. Tujuan penelitian ini adalah mendapatkan gambaran utuh berkaitan dengan waktu proses pengadaan barang di Indirect Purchasing sehingga dapat diketahui aktivitas yang memiliki nilai tambah dan yang tidak memiliki nilai tambah. Kedua, melakukan perbaikan yang berkelanjutan guna memastikan keefektifan dan efisiensi proses pengadaan barang. Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah value-stream mapping dan business process reengineering. Studi kasus ini menekankan pada penyelesaian masalah untuk meningkatkan service performance. Kelompok produk marketing material supply (MMS) dan technical components and maintenance (MS) dipilih dengan metode judgement sampling. Akar permasalahan yang membuat purchase order cycle time menjadi lama dan on time in full delivery menjadi rendah yaitu metode yang tidak efisien, perilaku manusia yang tidak efektif, dan perangkat yang terbatas. Proses simulasi dilakukan untuk mengukur hasil pada tahap pertama perbaikan dari total dua tahap perbaikan yang disarankan. Hasil simulasi perbaikan tahap pertama menunjukkan bahwa purchase order cycle time mengalami percepatan di kedua kelompok produk, pada kategori common product (dari lima hari menjadi dua hari) maupun customized product (dari 25 hari menjadi 13 hari). Sementara itu, on time in full delivery meningkat dari 95% menjadi 97%. Kompleksnya permasalahan menyebabkan proses perencanaan ulang strategi pengadaan harus dilakukan. Perencanaan ulang strategi pengadaan mencakup tiga unsur utama yaitu direction, strategi pengadaan dalam tiga tahun ke depan, dan aktivitas-aktivitas utama. Penelitian ini terbatas pada uji coba dan validasi terhadap ide-ide perbaikan tahap pertama. Penelitian lanjutan diperlukan saat proses baru sudah terintegrasi dengan ERP. Selain itu, penelitian lanjutan disarankan dalam cakupan yang lebih luas, seperti supply chain management atau business operation secara keseluruhan.

PT Jotun Indonesia is one of the paint manufacturing company in Indonesia. Rapid industrial development led to increased competition in the paint industry. The company decided to centralize the organizational structure on 2014. These changes caused the increment of procurement request to Indirect Material Purchasing, thus gave a higher workload for the department. Some of the problems that arise are the slack of order processing, delays in delivery of goods from the Suppliers, incompetitive price, incorrect specification, documents lost, and inaccurate reports. The purpose of this study is to get a big picture, not just individual process, and improving the whole, not just optimizing the parts, so that the valuable process and the sources of waste in procurement process can be identified. The study shall recommend and proof that the recommendation is worked to improve the effectiveness and efficiency of the procurement process. Value-stream mapping and business process reengineering were used on this study to solve the problem and improve the service performance. Group product of marketing material supply (MMS) and the technical components and maintenance (MS) have been selected using judgment sampling method. The root causes of long purchase order cycle time and low on time in full delivery are inefficient working methods, ineffective human behavior, and limited supporting devices. The study recommends two stages of improvement where the simulation of the first stage has been implemented and reported. The result of first stage simulation indicates the improvement of purchase order cycle time on two categories: (1) common product improves from five to two days, meanwhile (2) customized product improves from 25 to 13 days. OTIF delivery breaks the new record on 97% during the first stage simulation. The study recommends that the procurement strategy should be carried out. Procurement strategy includes three main elements: direction, three year objectives, and major activities. The first stage simulation has proven; it improves the procurement process. However, further research is needed to simulate the second stage of improvement when the new process is integrated to ERP. In addition, further research is recommended in a wider scope, such as supply chain management or business operation.

Kata Kunci : value stream mapping, business process reengineering, logistik, manajemen rantai pasok, pembelian, perbaikan kinerja pelayanan