PENGURUSAN SURAT DI DIREKTORAT PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

INA MARGA MUTIA, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum.

2017 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Laporan Tugas Akhir ini membahas tentang pengurusan surat di DPkM UGM. Pembahasan disusun berdasarkan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang telah dilaksanakan selama 3 bulan di DPkM. Tujuan penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengurusan surat di DPkM UGM, apa saja sarana dan prasarana yang digunakan, apakah ada kendala dalam sistem pengurusan surat, serta bagaimanakah upaya yang dibutuhkan untuk mengatasi berbagai macam kendala dalam sistem pengurusan surat. Pengumpulan data dilakukan dengan berbagai macam metode, antara lain: studi pustaka dan observasi, dan wawancara. Metode tersebut memberikan data data dan informasi yang lengkap dan akurat yang menjadi acuan yang relevan tentang pengurusan surat. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, dapat disimpulkan bahwa semua surat yang ditujukan kepada Direktur, Kepala Bagian, Sekretariat dan staff di DPkM UGM. Pelaksanaan pengurusan surat dilakukan dengan menggunakan aplikasi bernama Simara (Sistem Informasi Manajemen Surat). Aplikasi Simara sudah sepenuhnya menunjang kinerja pegawai karena aplikasi ini dapat secara efektif membantu mempermudah pengurusan surat di DPkM UGM.

This final report discusses about Mail Handling in DPkM UGM. The discussion of the report is arranged by the author based on field work practices (PKL) which has been joined for 3 months in DPkM UGM. The purpose of the preparation of this final report is to know how about The Mail Handling system in DPkM UGM, what about facilities and infrastructure used, is there any problem with the Mail Handling system, and how the actions are needed to solve the problem with Mail Handling system. The data collected with various methods, there are: literature study, observation and interview. Those methods give the accurate and comprehensive data and information which able to be relevant about Mail Handling system. Based on observations by the authors, it can be concluded that all mail addressed to Direktor, Kepala Bagian, Sekretariat, dan Staff in DPkM UGM. Implementation of The Mail Handling system use an application called Simara based (Management Information Systems Letter). Simara applications already fully supports employee performance because these applications can effectively help facilitate the maintenance of a letter in DPkM UGM.

Kata Kunci : Pengurusan Surat, Sistem, Pencatatan