APLIKASI SIMULASI MONTE CARLO UNTUK PERAMALAN JUMLAH PESERTA TEST IELTS DAN PROSES BUDGETTING STUDI KASUS PADA PT ABC INDONESIA

JUNUS RIANTO, Sukmawati Sukamulja, Prof., Dr., M.M

2016 | Tesis | S2 MANAJEMEN (MM) JAKARTA

PT ABC Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang usaha penempatan pelajar ke luar negeri dan salah satu dari tiga penyelenggara tes IELTS di Indonesia. Perusahaan ini memiliki cabang di beberapa kota besar di Indonesia. Pada saat ini sebagian besar pendapatan PT ABC Indonesia diperoleh dari jasa penyelenggaraan tes IELTS yaitu sebesar 55 persen dari total pendapatan. Oleh karena itu pengelolaan penyelenggaraan tes IELTS dengan lebih baik akan memiliki pengaruh yang cukup signifikan untuk PT ABC Indonesia. Pada proses pembuatan budget yang dilakukan oleh PT ABC Indonesia saat ini ada beberapa hal yang dapat diperbaiki. Saat ini budget PT ABC Indonesia dibuat dengan pendekatan top down, dan dalam penyusunannya dilakukan dengan pendekatan base-plus. Dari data aktual yang dimiliki diperoleh hasil bahwa hasil pelaksanaan tes IELTS selalu berbeda dengan budget yang dibuat, dan pada saat-saat tertentu dapat memiliki perbedaan yang cukup besar. Selain itu penyewaan ruang kantor atau gedung untuk dipakai sebagai ruang kelas juga kurang efisien tetapi manajemen memiliki dasar bahwa harus ada kapasitas ruang kelas yang dimiliki oleh perusahaan. Namun kapasitas ruang kelas ini tidak dapat dimaksimalkan karena terbatasnya jumlah ruang yang dimiliki dan tes hanya dilakukan di akhir pekan, sedangkan biaya sewa dibayarkan untuk sepanjang tahun. Saat ini ada peluang untuk menyewa ruangan dari beberapa sekolah yang memenuhi syarat. xi Untuk meramalkan jumlah peserta tes dengan lebih akurat dilakukan simulasi monte carlo dengan data aktual dua tahun terakhir. Dari hasil simulasi kemudian dilakukan pembuatan budget alternatif untuk PT ABC Indonesia dengan jumlah peserta dengan persentase probabilitas yang paling maksimal. Atas analisa yang telah dilakukan, diperoleh kesimpulan bahwa: Jumlah peserta akan berada dalam rentang 400 sampai 1300 peserta. Ada 83 persen probabilitas jumlah peserta akan berada dalam rentang 700 sampai 1.100 peserta. Sebanyak 68,15 persen kemungkinan jumlah peserta akan berada dalam rentang 800 sampai 1.100 peserta. Dari hasil ini apabila dilakukan penyusunan budget alternatif diperoleh hasil perusahaan memperoleh penghematan sebesar 813 juta rupiah apabila perusahaan beralih dari menyewa ruang kantor atau gedung, dan beralih ke dalam penyewaan ruang kelas untuk tes saat hari tes saja dari sekolah yang memenuhi syarat. Apabila perusahaan melakukan penyewaan utnuk kapasitas 1.100 peserta, ada 38,48 persen kemungkinan jumlah peserta akan berada dalam rentang 1000 sampai 1.100 peserta. Hal ini mengakibatkan perusahaan dapat memperoleh tambahan marjin sebesar 2,2 milyar rupiah.

PT ABC Indonesia is a company that has business in student placement to overseas and also one of three organisation that run IELTS test in Indonesia. This company has owned branches in several big cities in Indonesia. Currently most of the revenue of PT ABC Indonesia are generated from IELTS test services, which represents 55 percents of revenue. Hence the better management of IELTS test operational will have significant impact to PT ABC Indonesia. Current budgeting process in PT ABC Indonesia has some area that can be improved. Currently PT ABC Indonesia budget are made with top down approach, and the budget numbers are build using base-plus approach, and when in the actual data that provided found that the number of IELTS tests participant is having some discrepancies with the budget. Sometimes this discrepancies is very big. PT ABC Indonesia also now have leased some spaces in office building or other comemrcial building to be used for IELTS test class which are not efficient. Management decided to do it to provide its own capacity. But the capacity can not be maximized due to the limited capacity available and the test is only run during weekend while the lease cost is paid for the whole year. Currently there is new opportunity arised to lease the space from some schools that meet IELTS requrements. To forecast the test participants more accurately Monte Carlo simulation is done using the data from the last two years period. After the simulation then the xiii alternative budget is prepared using the results of the maximum probability of test participants number. From the analisys performed, we obtain results as follow: Participants number will be in the range of 400 up to 1.300 participants. There is 83 percents probability that the number will be in the range of 700 up to 1.100. There is 68.15 percents probability that the participants will be in the range of 800 up to 1.100 participants. Using this 68.15 percents probability we can get the results that company will save 813 million rupiah if the lease model is change to school that meet requirements on the test day only. And if the leased is done for 1.100 participants there is 38,48 percents probability that participants will be in the range of 1.000 up to 1.100, and company will get additional 2.2 billion rupiah additional margin compare to its current budget.

Kata Kunci : Budgeting, Peramalan, Monte Carlo, IELTS.