CORRESPONDENCE MANAGEMENT AND ADMINISTRATIVE ASPECT OF MEETING HANDLING IN DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
BERNARDUS ADHIKA S, Nur Endah Nugraheni, S.S., M.A.
2016 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS SVDinas Kelautan dan Perikanan Daerah Istimewa Yogyakarta adalah organisasi pemerintahan yang melakukan urusan pemerintahan daerah yang berfokus pada kelautan dan perikanan. Dinas Kelautan dan Perikanan DIY sebagai pusat Dinas Kelautan dan Perikanan yang ada di Provinsi Yogyakarta memiliki peran yang sangat penting yaitu untuk mengendalikan Dinas Kelautan Kabupaten dan Kotamadya. Dalam menjalankan perannya tersebut Dinas Kelautan dan Perikanan DIY melakukan banyak sekali aktifitas, diantaranya surat-menyurat dan rapat. Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengidentifikasi manajemen surat-menyurat dan penanganan rapat yang ada di Dinas Kelautan dan Perikanan DIY. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah metode-lapangan dan metode-pustaka. Metode lapangan adalah meode yang dilakukan dengan pengamatan secara langsung dan juga melakukan pekerjaan tersebut secara langsung selama kegiatan magang, terutama mengenai surat-menyurat dan penanganan rapat. Metode pustaka adalah metode yang dilakukan dengan penggunaan buku dan internet sebagai referensi untuk menunjang penulisan Tugas Akhir. Bagian Umum Dinas Kelautan dan Perikanan DIY bertanggung jawab mengurusi administrasi perkantoran di Dinas Kelautan dan Perikanan DIY terutama surat-menyurat dan penyelenggaraan rapat. Berdasarkan observasi selama proses magang di Dinas Kelautan dan Perikanan DIY, penulis menemukan beberapa kesimpulan, diantaranya; Penggunaan aplikasi online Sisminkada (Sistem Administrasi Perkantoran Daerah) sangat membantu pekerjaan surat-menyurat dan penanganan rapat karena terbukti lebih efisien dan praktis daripada proses manual atau offline. Dinas Kelautan dan Perikanan memproses surat masuk menggunakan metode online dan offline, sementara untuk memproses surat keluar hanya menggunakan metode offline. Dinas Kelautan dan Perikanan DIY memiliki tiga tahap dalam menyelengggarakan rapat, yaitu menyusun jadwal rapat, membuat surat undangan dan mempersiapkan notulen, dan membuat laporan pertanggungjawaban. Dinas Kelautan dan Perikanan DIY menggunakan sistem nomor dalam melakukan penataan surat. Kata Kunci: Surat-menyurat, Rapat, Bagian Umum, Dinas Kelautan dan Perikanan DIY
Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Istimewa Yogyakarta is a government organization that do region government affair focused on marine and fishery. Dinas Kelautan dan Perikanan DIY as a center of Marine and Fisheries in Yogyakarta province has very important role and function, which is controlling Marine and Fisheries government organization in Yogyakarta. In carrying out its role Dinas Kelautan dan Perikanan DIY do a lot of activities, including correspondence management and meetings handling. The purpose of writing this paper is to identify the correspondence management and meeting handling in the Dinas Kelautan dan Perikanan DIY. The methods that are used in data collection are field study method and library study method. Field study method is a method that is done by direct observation and do the job directly, especially handling correspondence and meetings. Library method is a method that is using books and the internet as the references to support the paper. General Affairs Division in Dinas Kelautan dan Perikanan DIY is responsible to handle office administration in Dinas Kelautan dan Perikanan DIY, especially correspondence and meeting handling. Based on the observation that has been done during an internship in Dinas Kelautan dan Perikanan DIY, the writer found several conclusions, they are; The use of Sisminkada application (Administrative System of Regional Offices) assist the work of the correspondence and handling meetings since it is proven to be more efficient than sthe manual process or offline process. Dinas Kelautan dan Perikanan DIY using online and offline method to handle incoming letter, but only using offline method while handle outgoing letter. Dinas Kelautan dan Perikanan DIY has three methods to handle the meeting, they are; making meeting schedule, making invitation letter and meeting minute, and making accountability report. Dinas Kelautan dan Perikanan DIY uses the numeric system in doing the letter arrangement. Keyword: Correspondence, Meeting, General Affairs Division, Dinas Kelautan dan Perikanan DIY
Kata Kunci : Correspondence, Meeting, General Affairs Division, Dinas Kelautan dan Perikanan DIY
