MANAJEMEN FILE DIGITAL MAHASISWA ( Studi Kasus Mahasiswa Manajemen Informasi dan Perpustakaan UGM dengan pendekatan Personal Information Management )

DIRMANSYAH, Dr.Phil. Hermin Indah Wahyuni, SIP, M.Si

2016 | Tesis | S2 Manajemen Informasi dan Perpustakaan

Penelitian ini merupakan studi kasus menggunakan pendekatan Personal Information Management untuk mendeskripsikan pelaksanaan pengelolaan file digital perkuliahan oleh mahasiswa serta mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi. Informan berjumlah 10 orang mahasiswa S-2 MIP. Pengumpulan data dilakukan dengan kuesioner dan wawancara. Dalam hal pengorganisasian file, pengelompokan (group) file dalam folder berdasarkan tugas yang sedang diselesaikan oleh informan berakibat baik dan buruk. Informan yang umumnya lebih menyukai cara navigasi daripada pencarian (search) saat temu-kembali file, dapat menebak di mana file berada karena folder merepresentasikan tugas yang sedang dikerjakan. Cara navigasi ini juga disebabkan struktur folder yang dangkal (2 level). Namun, pengelompokan file menyebabkan terjadinya duplikasi file karena file yang sama digandakan di folder berbeda untuk penyelesaian tugas berbeda. Informan melakukan pencadangan (backup) sebagian atau seluruh file mereka. Namun informan tidak mengarsip file yang tidak secara aktif digunakan. Keluhan paling umum adalah terlalu banyak file yang harus dikelola yang penulis asumsikan berhubungan dengan file ganda dan tidak dilaksanakannya pengarsipan.

Personal Information Management approach is used in this study to describe digital files management performed by 10 students of MIP UGM. Quetionaires and interview were used for collecting data. In organizing files, students grouped files into various folders based on tasks the students currently handled, and the folder names represent the tasks. They did not classify files based on the file contents. File grouping and shallow folder structure (2 levels) contributed to students preference of file retrieval method which is navigation instead of searching. On the other hand, file grouping based on tasks was related to file duplication since identical files were copied to different folders for handling different tasks. Subjects did backup their files either the whole files or the ones they think important. However, none of the subjects archived the unused files. Subjects mentioned that the major problem they face in managing their digital files was the big number of files (too many files) to handle. The writer assumes that it was related to, up to certain extend, the archiving which was not conducted and file duplication as the result of files grouping.

Kata Kunci : digital file, file management, Personal Information Management, PIM, MIP