EVALUASI PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI RSIA YPK

Dwi Rianasari, Dr. Erna Kristin, M.Si., Apt.

2016 | Tesis | S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat

Latar belakang: Farmasi merupakan salah satu fasilitas yang paling banyak digunakan di Rumah Sakit dan juga merupakan daerah dimana sejumlah besar uang digunakan untuk pembelian barang secara berulang. Belanja perbekalan farmasi harus dikelola dengan efektif dan efisien karena dana kebutuhan obat di Rumah Sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan: Untuk mengevaluasi sistem perencanaan dan pengadaan obat di RSIA YPK Metode: Jenis penelitian ini adalah studi kasus dengan menggunakan kuesioner dan data retrospektif. Instrumen yang digunakan pada penelitian ini adalah kuesioner dan lembar kerja. Data dianalisa dengan menggunakan perhitungan berdasarkan rumus pada lembar kerja di komputer. Untuk indikator pengelolaan obat dibandingkan dengan nilai normalnya. Hasil dan pembahasan: Dari hasil perhitungan “Dana yang Tersedia”, RSIA YPK mengalami kekurangan dana sebesar Rp. 2.227.769.217,- (18,89%). Dari 950 item obat dengan biaya pembelian sebanyak Rp. 11.796.069.162,- didapatkan hasil analisis ABC obat kategori A sebanyak 86 item (9,05%) dengan biaya pembelian sebesar Rp. 8.271.630.255,- (70,12%), obat kategori B sebanyak 168 item (17,68%) dengan biaya pembelian sebesar Rp. 2.362.347.651,- (20,03%) dan obat kategori C sebanyak 696 item (73,26%) dengan biaya pembelian sebesar Rp. 1.162.091.256,- (9,85%). Dari 281 sampel obat didapatkan obat yang digunakan di RSIA YPK 84,7% merupakan obat dengan frekuensi pengadaan rendah dan obat yang sesuai dengan Formularium Nasional sebanyak 141 item (50,18%). Economic Order Quantity (EOQ) obat kategori A yang sesuai sebanyak 43 item (50%). Order point obat kategori A yang sesuai sebesar 23,12% dan terdapat 3 kejadian kekosongan obat. Penerapan kebijakan formularium obat, penggunaan ABC, EOQ dan Reorder Point (ROP) di RSIA YPK dapat meminimalisir biaya-biaya yang berhubungan dengan proses pengadaan obat dan menghindari kekurangan ataupun kehabisan stok obat di Rumah Sakit serta menghindari pembelian tambahan obat di luar anggaran. Kesimpulan dan saran: Perencanaan dan pengadaan obat di RSIA YPK belum optimal dan belum sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan. Untuk meningkatkan perencanaan dan pengadaan obat, RSIA YPK dapat menerapkan penggunaan metode ABC untuk mengkaji kembali penggunaan obat yang digunakan serta perhitungan EOQ dan ROP untuk mengetahui kuantitas pesanan, meminimalkan biaya selama proses pengadaan dan mencegah terjadinya kekosongan stok obat di Rumah Sakit. Selain itu pihak Rumah Sakit dapat melakukan evaluasi secara berkala mengenai implementasi kebijakan penggunaan formularium obat di Rumah Sakit

Background: Pharmaceutical is one of the most used facility in the hospital and also an area where a large amount of money used to purchase goods over and over. Purchase of pharmaceuticals should be managed effectively and efficiently because the fund needs medicine at the Hospital did not always correspond with the needs. Objective: To evaluate drug planning and procurement at RSIA YPK. Method: This research is a case study using questionnaires and retrospective data. The instruments used in this study were questionnaires and worksheets. Data were analyzed by using a calculation based on a formula on a worksheet in the computer. For drug management indicators were compared with normal values. Result and discussion: From the calculation "Available Funds", RSIA YPK underfunded Rp. 2,227,769,217.- (18.89%). From 950 drug items with the purchase cost as much as Rp. 11,796,069,162.- the results obtained ABC analysis of category A drug as much as 86 items (9.05%) with the purchase cost of Rp. 8,271,630,255.- (70.12%), category B drug as many as 168 items (17.68%) with the purchase cost of Rp. 2,362,347,651.- (20.03%) and category C drug as many as 696 items (73.26%) with the purchase cost of Rp. 1,162,091,256.- (9.85%). From 281drug samples obtained medicinal drugs used in RSIA YPK 84.7% drug usage is a drug with a low frequency of procurement and drugs accordance with National Formulary are 141 item (50,18%). Category A drug Economic Order Quantity (EOQ) accordance are 43 items (50%). Category A drug order point accordance at 23.12% and there are 3 events of drug vacant. Implementation of drug formulary policy, the use of ABC, EOQ and Reorder Point (ROP) at RSIA YPK can minimize the costs associated with the drug procurement process and avoid shortage or run out of medicine at the Hospital as well as avoiding the purchase of additional unbudget drugs. Conclusions and recommendations: Planning and procurement of drugs at RSIA YPK not optimal and not in accordance with the indicators that have been set. To improve the planning and procurement of drugs, RSIA YPK can apply the ABC method for reviewing the use of drugs used and the calculation of EOQ and ROP to determine the quantity of orders, minimizing costs throughout the procurement process and prevent vacant in stocks of hospital’s drugs. In addition, the hospital can conduct regular evaluation of the implementation of the the use of formulary drugs policy in hospital.

Kata Kunci : evaluation, drug planning, drug procurement, hospital drug needs