DIGITALISASI PERSONAL FILE DI BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

MARDANUKUSUMA REZKY, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum.

2016 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Tugas Akhir ini membahas tentang digitalisasi personal file di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Digitalisasi merupakan proses konversi arsip konvensional ke dalam bentuk elektronik. Tujuan pelaksanaan digitalisasi antara lain untuk melindungi arsip dari kemungkinankemungkinan bencana dan kerusakan. Selain itu, digitalisasi juga dapat meminimalisir penggunaan ruangan penyimpanan. Proses digitalisasi personal file di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta harus melalui tahap pemilahan, dikarenakan dalam satu boks terdapat beberapa jenis dokumen kemudian membuat daftar arsip yang dibutuhkan sesuai Simpeg Online sebagai dokumen utama. Metode pengumpulan data penelitian menggunakan tiga cara yaitu observasi partisipasi atau pengamatan langsung dalam menangani material di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Selanjutnya ialah metode wawancara atau mengajukan pertanyaan langsung kepada arsiparis maupun pegawai yang bersangkutan tentang digitalisasi personal file. Yang terakhir yaitu studi pustaka dengan cara mengumpulkan teori dari berbagai literatur dan buku yang berkaitan dengan tema seperti arsip elektronik, arsip kepegawaian, dan digitalisasi. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini adalah Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta telah melakukan digitalisasi, khususnya untuk personal file di Subbagian Kepegawaian dan Hukum. Pada dasarnya pegawai telah memahami pentingnya digitalisasi karena tuntutan kebutuhan. Dalam pelaksanaannya masih perlu digitalisasi secara optimal dan menyeluruh. Kendala yang dihadapi antara lain kurangnya sumber daya manusia dan peralatan pendukung sehingga menyulitkan petugas ketika membutuhkannya.

This final report discusses about digitalizing the personal files in the Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Digitalizing is a process of converting a conventional record and archive into an electronic form. The purpose digitalizing implementation among other things is to protect record and archive from possibilities of disaster and damage. In addition, digitalitation can also minimize the storage room usage. The process of digitalizing for personal files in Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta has to pass the sorting proccess, because in one box there are several types of documents, and then make a list of the required appropriate Simpeg Archives Online as the main document. Research data collection method using three ways i.e. direct observation or participation in handling materials at Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Other method is interview or pose some questions directly to the Archivist as well as employees who are concerned about digitalizing personal files. The last method is study of the library which means collecting theories from variety of literatures and books related to the discussion such as electronic archive, the archive of employment, and digitalization. The conclusion of this final project report is the Badan Psuat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta has done the digitalization, especially for personal files in Subbagian Kepegawaian dan Hukum. Basically employees have understood the importance of digitalizing as it necessary. However, in its implementation still need to digitalize optimally and thoroughly. There are obstacles that found in this office, such as;lack of human resources and less of supporting equipment,it affects to complicate the employee.

Kata Kunci : arsip, digitalisasi, personal file