The Flow Operation Of A Banquet Event At The Alana Yogyakarta Hotel & Convention Center

BETA SEKAR LARASATI, Nur Endah Nugraheni, S.S.,M.A

2016 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS SV

INTISARI Tugas akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan profil dari The Alana Yogyakarta Hotel and Convention Center dan mendiskusikan tahapan operasional sebuat acara yang ditangani oleh Bagian BanquetThe Alana Yogyakarta Hotel and Convention Center. Untuk mengembangkan topik, saya mengumpulkan data dari Food and Beverage Department selama masa magang saya yang dimulai dari Febuari 2016 sampai April 2016. Selain itu, saya melakukan wawancara kepada beberapa staff, melakukan dokumentasi serta referensi menggunakan studi pustaka dengan judul Petunjuk Praktek Pramusaji Food & Beverage Service dari I. N. R. Pendit dan Soekresno dan Banquet Table Manners & Napkin Folding dari Haji Marsum W.A. Meeting industry atau biasa disebut MICE (Meeting, Insentive, Convention, Exhibition) event adalah industri yang berkembang sekarang ini. Faktor yang mendukung industri ini adalah fasilitas ruangan seperti meeting room dan ballroom. Fasilitas ini biasa disebut dengan convention center. The Alana Yogyakarta Hotel & Convention Center adalah satu dari sekian hotel yang tersedia di Yogyakarta. Di hotel ini menyediakan fasilitas MICC (Mataram City International Convention Center) yaitu convention center yang sudah bertaraf internasional. Di hotel ini juga terdapat beberapa departemen guna mendukung operasional. Salah satunya ialah Food and Beverage Department. Food and Beverage Department memiliki fungsi utama untuk menyediakan makanan dan minuman kepada tamu.Oleh karena itu departemen ini berperan penting karena memberikan pemasukan kepada hotel dan kepuasan tamu.Food and Beverage Department dibagi menjadi dua bagian; Bagian Banquet dan Restaurant. Segala hal yang berkaitan dengan MICE event adalah tugas dan tanggungjawab bagian Banquet. Dalam penyelenggaraan operasional di bagian Banquet dibagi menjadi tiga tahap; pre-event, the event, dan post-event. Dalam tugas akhir ini, saya membahas mengenai tahapan-tahapan operasional sebuah acara dimulai dari pre-event yaitu persiapan secara personal dan tim. Persiapan pada tahap pre-event berdasarkan kesepakatan pihak klien dengan sales. Kesepakatan tersebut dirangkum dalam BEO (Banquet Event Order) yang meliputi paket banquet, jenis acara, dan detail acara. Tahap yang kedua yaitu the event, meliputi mengecek area dan buffet, mice en place, briefing, dan service. Tahap yang terakhir ialah post-event. Post-event diklasifikasikan menjadi tiga yaitu, membagikan guest survey banquet, membersihkan area, dan tipe pembayaran. Salah satu hal yang mendukung pelayanan maksimal adalah pemahaman pekerja hotel dalam suatu standard. Diharapkan dengan pemahaman tahapan sebuah acara, pekerja hotel khususnya Banquet Servers dapat memberikan kinerja yang maksimal saat operasional.

ABSTRACT This graduating paper aims to describe the profile of The Alana Yogyakarta Hotel & Convention Center and discusses the flow operation of banquet event at The Alana Yogyakarta Hotel & Convention Center. To expand the topic, I collected the data from Food and Beverage Department during my internship program from February 2016 until April 2016. Besides, I did interviews with staffs, documentation and references of Petunjuk Praktek Pramusaji Food & Beverage Service by I. N. R. Pendit & Soekresno and Banquet Table Manners & Napkin Folding by Haji Marsum W.A. Meeting industry or also called MICE (Meeting, Insentive, Convention, Exhibition) event has become a developed industry lately. One of factors that support this industry is room facilities such as meeting room and ballroom. This facility is usually called convention center.The Alana Yogyakarta Hotel & Convention Center is one of hundres hotel that are available in Yogyakarta. This hotel provides MICC (Mataram City International Convention Center) which is an international convention center. In this hotel, there are departments to support its operation. One of them is Food and Beverage Department. Food and Beverage Department in a hotel has a main function to provide food and beverage to the guests. This department plays an important role since it gives revenue to the hotel and its main aim is to achieve guests satisfication. This department is divided into two sections; Banquet Section and Restaurant. Banquet Section of Food and Beverge Department has a main duty to handle MICE event. In the case of an event, there are three steps of the operational flow; pre-event, the event, and post-event. It starts from pre-event which is a preparation of personal and team. The preparation is based on the agreement between client and sales. The agreement will collected into function sheet that also called BEO (Banquet Event Order). BEO includes banquet’s package, type of event, and detail of the event. The second step is the event, it includes double check area and buffet, mice en place, briefing, and service. Post-event is the last steps of the flow operation. It includes distributing guest survey banquet, clearing up area, and billing. Hoteliers understanding about a service standard is one of aspects that support maximum services. Banquet Servers is expected to shows maximum performance of work by understanding the flow operation of a banquet event.

Kata Kunci : MICE, The Alana Yogyakarta Hotel & Convention Center (TAH), Food and Beverage Department, Banquet.