HAMBATAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS PERSONAL FOLDER DI PUSKESMAS SANDEN BANTUL

MARTIN MARTARANI, Dra. Rawi Miharti, MPH

2016 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar Belakang: Bagian penyimpanan berkas rekam medis Puskesmas Sanden Bantul sebelumnya menggunakan sistem penyimpanan family folder, kemudian dirubah menjadi personal folder. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas penyimpanan berkas rekam medis, diketahui bahwa perubahan sistem penyimpanan tersebut dilakukan untuk mempermudah pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis karena petugas tidak perlu melakukan pengecekan dengan kartu keluarga pasien sehingga prosesnya akan menjadi lebih cepat serta meminimalkan kesalahan penulisan nama pada saat dilakukan pemeriksaan oleh dokter di ruang pelayanan karena setiap pasien memiliki berkas rekam medisnya sendiri. Kesalahan tersebut seperti pasien yang akan melakukan pemeriksaan dengan berkas rekam medis yang ada di ruang pemeriksaan berbeda, hal ini dikarenakan terjadi kesalahan komunikasi antara pasien dengan petugas pendaftaran yang diakibatkan dari penggunaan sistem penyimpanan berkas rekam medis family folder. Selain itu, perubahan sistem penyimpanan tersebut juga berdasarkan pertimbangan dari kekurangan sistem penyimpanan family folder dan kelebihan sistem penyimpanan personal folder. Tujuan: Mengetahui sistem penyimpanan dan mengetahui hambatan sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder. Metode: Jenis penelitian yang akan digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan penelitian yang digunakan berupa studi kasus. Subjek pada penelitian ini adalah dua orang petugas penyimpanan dan satu orang koordinator bagian rekam medis. Objek pada penelitian ini adalah sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara serta teknik validasi data dengan triangulasi. Hasil: Dalam penyimpanan berkas rekam medis masih ditemukan kendala yaitu kesalahan dari petugas dalam menyimpan berkas rekam medis yang tidak pada tempatnya, sedangkan untuk pengambilan berkas rekam medis masih ditemukan kesulitan dalam mencari bekas rekam medis yang akan dipergunakan pasien dalam pelayanan, akibat tidak menggunakan tracer. Hambatan yang dihadapi dari aspek SDM yaitu terbatasnya petugas yang ada pada ruang penyimpanan menyebabkan kurang ketelitian petugas dalam pengambilan berkas sehingga menimbulkan komplain dari petugas kesehatan dan pasien karena berkas rekam medis yang akan digunakan terlambat sampai ruang pemeriksaan. Dari aspek sarana prasarana, tempat penyimpanan berkas rekam medis sempit sehingga menyebabkan terbatasnya rak penyimpanan berkas rekam medis yang ada.

Background: The storage file medical record Puskesmas Sanden Bantul previous using system storage family folder, then turned into personal folder. Based on interviews with officers storage beam medical record, known that storage system change was done to simplify the implementation of the storage and retrieval beam medical record because the officers do not need to check with the family card patients so that the process will become faster and minimize the mistake of writing the name at the time be examined by a doctor in the room service because each patient has files its medical record own. The error as patients who will conduct the inspection for the beam medical record that is in the examination of different space, it was because the mistakes of communication between patients with registration officers resulting from the use of the storage system file medical record family folder. In addition, the system storage change also based on the consider from the system storage family folder under load and overloaded system storage personal folder. Objective:Know system storage and evaluation against the system storage file medical record personal folder. Methods: The kind of research will used when the research descriptive with a qualitative approach and design research used in the form of case study. The subject at this research is two personal storage and one person coordinator part medical record. Objects on this research is a medical record system storage file personal folder. Technique data collection used is observation and interview and technique of data validation with triangulation. Results: In storage file medical record still found it a constrain on the save the medical record file out of place, while to withdraw the file medical record still found difficulty in finding former record which will be used patients in the service, due to use the tracer . Obstacles faced by of the aspect of human resources that is limited officers in storage space cause less precision officers in the file so as to cause complaint from health workers and the patients due to the file record medical used late until space examination. Of the aspect of infrastructures, a depository file medical record also narrow cause limited store shelves medical record file.

Kata Kunci : Hambatan, penyimpanan, pengambilan, rekam medis, personal folder