PENYUSUTAN ARSIP DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN SLEMAN

AHMAD FADLAN, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum.

2016 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Penyusutan arsip merupakan program pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip yang telah memasuki masa inaktif yang ada di unit pengolah untuk disimpan ke pusat arsip, memusnahkan arsip yang telah habis masa retensinya, serta menyerahkan arsip statis kepada lemabaga kearsipan. Program penyusutan arsip perlu dilaksanakan oleh setiap organiasasi dengan alasan bahwa volume arsip yang tercipta semakin banyak. Apabila tidak dilakukan penyusutan arsip maka arsip akan menumpuk dan dapat menghambat kegiatan organisasi. Mengingat kegiatan pendidikan di Kabuapaten Sleman berjalan sepanjang tahun, maka arsip yang tercipta juga semakin banyak. Diharapkan dengan adanya program penyusutan arsip, pelayanan program pendidikan semakin efektif dan efisien. Dalam Tugas Akhir ini akan membahas tentang penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman. Metode pengumpulan data yang penulis gunakan untuk menyusun tugas akhir ini adalah observasi partisipasi, wawancara dan studi pustaka. Observasi partisipasi yaitu pengumpulan data dengan cara terlibat secara langsung dalam kegiatan penyustan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman. Adapun metode wawancara yaitu upaya mendapatkan informasi dengan cara tanya jawab dengan arsiparis di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olaharaga Kbupaten Sleman. Sedangkan metode studi pustaka merupakan pengumpulan data dan informasi melalui buku-buku, modul, peraturan perudang-undangan serta sumber lain yang berkaitan dengan penyustan arsip. Program penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman sudah berjalan dengan baik. Khususnya program pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip. Sementara arsip yang akan pemusnakan masih terbatas pada arsip kepegawaian dan keuangan. Proses pemusnahan arsip yang dilakukan hanya sebatas pembuatan daftar arsip usul musnah. Kemudian daftar tersebut diusulkan kepada Kantor Arsip Daerah Sleman untuk ditindaklanjuti. Sedangkan program penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan belum pernah dilaksanakan.

Records disposal is a program of decreasing the amount of records by removing the records which has been inactive in the tabulation unit to be stored to the Records Center, destroying the records which has been out of the retention, and transfer the archives to archives institution. The records disposal need to be implemented by every organization arguing that the volume of records created more and more. If the records disposal is not done, then the archives will accumulate and can inhibit the organization activities. Knowing that the activities of education in Sleman walked along the years, then there are more and more archives created. It is expected to the records disposal program will make education program running more effectively and efficiently. In this Report, the researcher will discuss about disposal records in the Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman. The data collection methods used by the researcher are participation observations, interview and literature review. Participation observation is obtaining data by involving directly to the records disposal pogram in the Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman. Then, interview is conducted to obtain data by asking some questions to the archivist of the Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman. The last is literature review which is done by collecting data and information from books, module, constitution and other resources about records disposal. Disposal records program in the Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman has run well, especially, the process of removing the inactive records to be stored to the records center. While the records which will annihilate is limited to staffing and finances records. The process of records annihilation done only to the extent of making a list of the records origins destroyed. Then the list is proposed to the Sleman Regional Archives Institution to be acted upon. While the archives has not been handed over to archives institution yet.

Kata Kunci : Penyusutan Arsip, Retensi, Nilai Guna Arsip