Perencanaan Perubahan Sistem Penjajaran Dari Straight Numerical Filing System Ke Terminal Digit Filing Di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta

ANNISA NUR AFNI, dr. Tridjoko Hadianto, DTM&H, M.Kes.,

2016 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar Belakang: Sistem penyimpanan berkas rekam merupakan salah satu kegiatan rekam medis yang perlu diperhatikan. Sistem penyimpanan yang efektif untuk catatan perawatan jangka panjang dan rehabilitasi harus memungkinkan seseorang untuk mengidentifikasi catatan, menemukannya dengan cepat, dan mengambilnya dari lokasi manapun di dalam fasilitas pelayanan kesehatan. Perubahan sistem penyimpanan bisa saja terjadi karena semakin banyak pasien yang berobat, semakin berkembang fasilitas pelayanan kesehatan, dan peningkatan mutu pengelolaan rekam medis. Berdasarkan hasil studi pendahuluan melalui wawancara dengan coordinator bagian pendaftaran dan rekam medis , diketahui bahwa saat ini Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta sedang melakukan perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing Tujuan: Mengetahui persiapan sarana, prasarana, dan SDM sebelum melakukan perubahan sistem penjajarandan Mengetahui teknik pelaksanaan yang akan dilakukan apabila melakukan perubahan sistem penjajarandi Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. Metode Penelitian: Jenis penelitian adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Rancangan penelitian yang digunakan adalah penelitian studi kasus. Subjek dalam penelitian ini adalah satu petugas filing, duapetugas bagian pendaftaran dan rekam medissertakoordinator bagian pendaftaran dan rekam medis. Objek dalam penelitian ini adalah sistem penjajaran di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. Teknik pengumpulan data dengan wawancara dan observasi. Uji keabsahan data menggunakan triangulasi sumber. Hasil: Persiapan untuk sarana yang telah diakukan adalah adanya usulan perluasan ruangan penyimpanan berkas rekam medis, proses pembuatan proposal pengajuan anggaran untuk membeli kekurangan rak penyimpanan berkas rekam medis dan untuk membuat sticker kode warna. Sudah ada SPO tentang sistem penjajaran yang saat ini digunakan di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta, untuk kebijakan sudah dibuat acuan baku untuk rekam medis di Puskesmas tetapi belum disahkansedangkan untuk SPO tentang sistem penjajaran baru yang akan digunakan belum dibuat. Persiapan SDM yang telah dilakukan adalah pemberitahuan kepada petugas filing serta pendaftaran dan rekam medis tetapi belum menyeluruh ke semua petugas. Teknik pelaksanaan yang akan dilakukan tergantung ketersediaan jumlah rak penyimpanan berkas rekam medis.

Background: Filing system is one of the medical records activities which is need considered. Effective storage system to record long-term care and rehabilitation should allow everyone to identify the record, to look for effectively, and pick it up from wherever in the health care facility. Changes in the storage system could have occurred because more and more patients are treated, growing health care facilities, and improving the quality of medical record management. Based on the preliminary study through interviews with the head of the medical records, it is known that the current Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta is doing the planning system changes the alignment of the numerical straight to the terminal digit filing system filing Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. Purpose: This research find out how preparation of facilities, infrastructure, human resources before filing system running and their implementation if filing system happened in Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. Research method: This paper using decriptive research with qualitative approach. This research planned by case study method. Subjects in this research are one of filing officer, two officer from registration and medical record division, and coordinator division from registration and medical record division. Objects in this research is filing system in Puskesmas Danurejan 2. Data were collected by interview and observation. Data validation using resource triangulation. Results: Preparation of facilities had done, in the forms of proposal about enlarge storage of medical records, process of making bugdet to fulfill storage's shelves of medicl records file and make colour sticker code. There are already SPO about filing system currently,mean while for SPO for the new filing system that will be used has not been created in Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta, butthe policy has been created as standard reference for medical record in public health care however has not legalized. Human resourch development has been done is sosialization to filing officer, registration and medical record but uncompleted to all officier. The technic of implementation will be taken depend on availability of medical record's storage shalves.

Kata Kunci : Perubahan Sistem Penjajaran, straight numerical filing system, terminal digit filing