Efisiensi Pengadaan Barang dan Jasa melalui Sistem E-procurement di Kota Yogyakarta (Studi Perbandingan Pengadaan Bidang Konsultasi RAPI Tahun 2011 dan 2012)

LATHIF ARIS PUTRA, Puguh Prasetyo Utomo, MPA.

2014 | Skripsi | S1 ILMU ADMINISTRASI NEGARA (MANAJEMEN DAN KEBIJAKAN PUBLIK)

Dengan adanya kemajuan teknologi internet serta penerapannya dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah (e-procurement), menjanjikan terwujudnya efisiensi pengadaan barang dan jasa. Kota Yogyakarta merupakan salah satu daerah yang menjadi proyek percontohan penerapa e-procurement melalui LPSE Kota Yogyakarta. Penerapan sistem e-procurement di Kota Yogyakarta menunjukkan dampak yang positif terhadap efisiensi anggaran. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Pada 2008 menilai Kota Yogyakarta merupakan satu-satunya Kabupaten/Kota yang telah mencapai efisiensi dan setiap tahunnya selalu konsisten naik. Namun dalam penilaian efisiensi yang dilakukan LKPP belum dapat mencerminkan efisiensi yang tercapai. Hal ini dikarenakan LKPP hanya menilai efisiensi dari sisi hasil (output). Yaitu dengan membandingkan antara pagu nilai proyek dan harga yang didapat dari pemenang lelang. Sehingga perlu dipelajari lebih lanjut untuk mengetahui efisiensi pada prosesnya. Penelitian ini meneliti tentang efisiensi input dalam proses pengadaan barang dan Jasa di Kota Yogyakarta setelah menggunakan sistem e-procurement. Penilaian efisiensi dilihat dari kebutuhan biaya, waktu, sumber daya manusia (SDM) serta komunikasi dalam proses pengadaan barang dan Jasa. Penelitian ini menggunakan metode evaluasi before-after dengan pendekatan kualitatif. Motode evaluasi before-after adalah metode evaluasi yang membandingkan kondisi sebelum dan sesudah dilakukan perlakuan yaitu penggunaan metode e-procurement dalam pengadaan barang dan jasa. Jadi penelitian ini membandingkan kebutuhan biaya, waktu, sumber daya manusia (SDM) serta komunikasi antara proses pengadaan yang menggunakan sistem konvensional dan proses pengadaan dengan sistem e-procurement. Dari keempat imput dalam proses pengadaan tersebut (biaya, waktu, sumberdaya manusia, dan komunikasi) dapat disimpulkan bahwa pengadaan dengan sistem e-procurement lebih efisien dibanding pengadaan dengan sistem konvensional. Akan tetapi efisiensi tersebut belum optimal. Rapat-rapat dengan bertatap muka langsung masih dilaksanakan. kemudian ada beberapa prosedur yang seharusnya bisa dihilangkan dengan adanya sistem e-procurement, namun tetap dilaksanakan dalam proses pengadaan dengan sistem e-procurement. Ada beberapa hal yang seharusnya dilaksanakan agar penerapan sistem e-procurement bisa berjalan dengan lebih baik. Antara lain pengurangan rapat secara offline, transaksi lewat aplikasi, peningkatan jaminan keamanan, diikutsertakannya penyedia dalam proses pembukaan dokumen penawaran.

The advancement of internet technology and its application in government procurement (e-procurement) promising the realization of efficiency of the procurement. Yogyakarta City is one of a pilot project of the e-procurement application by LPSE Yogyakarta. The implementation of e-procurement system in Yogyakarta City shows a positive impact on the efficiency of the budget. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) in 2008 evaluating the Yogyakarta City as the only District / City that has reached efficiencies and consistently improved every year. However, the evaluating procedure of efficiency that has done by LKPP cannot reflect the overall efficiencies. This is because LKPP only evaluate the efficiency of the results (output), by comparing the budget plan of the project and the prices that offered by the winner of procurement process. So further studied to evaluate the efficiency of the process is needed. This study examines the efficiency of input in the procurement process in the Yogyakarta City after using the e-procurement system. The efficiency of procurement evaluated from the needs of cost, time, and human resources (HR) as well as communication in the process of procurement. This study used a before-after evaluation method with qualitative approach. Before-after evaluation methods is an evaluation methods that compare the before and after treatment. That treatment is the implementation of e-procurement in the procurement process. So this study compares the needs of cost, time, human resources (HR) as well as communication between procurement processes using conventional and e-procurement systems. From that four inputs of the procurement process (cost, time, human resources, and communications) can be concluded that e-procurement system is more efficient than conventional procurement system. However, the efficiency can still be optimized. The face to face meeting is still carried out. Moreover there are some procedures that should be eliminated in the implementation of eprocurement system, but still carried out. There are some things that should be implemented to optimize the e-procurement system such as reducing the offline meetings, transactions inside the application, increasing security, and the presence of providers in the process of opening the tender document.

Kata Kunci : e-procurement, procurement, efficiency, Yogyakarta City