PENGELOLAAN ARSIP VITAL RENCANA KERJA DI SEKRETARIAT UMUM KEPOLISIAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

LINA SAKINA, Suhardo Suratani, S.Sos.

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan akhir ini dilakukan untuk mengetahui dan menambah wawasan mengenai pengelolaan arsip vital. Tujuan dari laporan akhir adalah untuk menggali lebih dalam mengenai pengolahan arsip vital. Selain itu, dapat pula dibandingkan mengenai teori yang didapat di bangku perkuliahan dengan keadaan dilapangan. Pembahasan pada laporan akhir ini dimulai dari proses identifikasi dan pengolahan arsip vital Renja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Pengolahan arsip vital dimulai dari melihat kondisi dan lokasi arsip, sarana prasarana penyimpanan arsip, upaya perlindungan dan pengamanan arsip vital, pengendalian dan pengawasan arsip vital dan akses arsip. Adapun metode yang digunakan dalam pengelolaan arsip vital yang menjadi acuan dari pembuatan laporan ini adalah metode observasi yang merupakan pengamatan secara langsung mengenai pengelolaan arsip vital Renja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta dan metode wawancara. Metode ini digunakan untuk memperoleh data dari para narasumber yang berpengalaman di bidang pengolahan arsip vital. Metode studi pustaka sebagai refrensi atau untuk perbandingan memperoleh data bahan pustaka yang sesuai dengan teori dan praktik. Kesimpulan dari laporan akhir ini antara lain bahwa pengelolaan arsip vital Renja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta dirasa belum maksimal. Selain itu arsiparis yang berada di Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta belum memiliki cukup pengetahuan dalam mengelola arsip vital. Hal ini terbukti dari tidak adanya keseragaman sistem dalam pemberian akses vital di unit kerja Urusan Renmin. Belum tersedianya sarana prasarana penyimpanan arsip vital yang belum memadai juga menjadi penghambat dalam pelaksanaan penyimpanan arsip vital Renja.

This final report was conducted to determine and increase knowledge about the protection and safeguarding of vital records. The purpose of the final report is to explore theory of the vital records management. Moreover, it can also be compared to the theory learned in lecture with the state of the field. Most of this final report discusses started from the identification process and the managing of work plan vital records. The process of vital records starting from the condition and location of records, records storage infrastructure, the protection and security of vital records, control and monitoring of vital records and records access. As for the method of data collecting on vital records management used to complete the final report comprises observation, interview, and study of library. The observation method is direct observation the processing of vital records Renja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta and interview methods. This method is used to obtain data from informants who are competent at the field in the protection and safeguarding of vital records. Written sources method as references or obtain data to compare of library materials in study of library with the theory and direct practice in field. The conclusion of this final report, the management of vital records Renja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta should be optimalize. On additionally archivists who at Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta haven’t enough knowledge in processing vital records, especially for the renja. This is evident from the lack of uniformity in the provision of access vital. Unavailability of records storage of vital infrastructure is inadequate and barriers to the storage implementation of the vital records Renja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta.

Kata Kunci : -