FAKTOR PENYEBAB KETIDAKSESUAIAN PENULISAN DIAGNOSIS POLI PENYAKIT DALAM RSUP DR. SARDJITO YOGYAKARTA

OKTAVIANA PRATAMA SIWI, Dra. Rawi Miharti., MPH.

2013 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS

Latar Belakang: Di Instalasi Catatan Medik RSUP DR. Sardjito Yogyakarta diketahui adanya ketidaksesuaian penulisan diagnosis pada lembar poliklinik dengan input data diagnosis pada SIMRS pasien ASKES di poli penyakit dalam. Prosentase ketidaksesuaian ini melebihi 50% dari seratus pasien yang dilakukan analisis pada SIMRS sebagai studi pendahuluan. Kesesuaian penulisan diagnosis antara diagnosis yang tertulis pada lembar poliklinik dengan diagnosis yang diinputkan pada SIMRS sangat penting. Artinya penulisan input data diagnosis pada SIMRS harus sesuai dengan diagnosis yang tertulis pada lembar poliklinik, karena diagnosis yang tertulis dalam lembar poliklinik adalah fakta dari keadaan penyakit pasien saat berobat yang diisi oleh dokter yang merawat. Apabila penulisan diagnosis tidak sesuai antara lembar poliklinik dan SIMRS, maka data yang dihasilkan menjadi tidak valid sehingga mempengaruhi kualitas pelaporan yang dihasilkan seperti laporan data morbiditas pasien rawat jalan, laporan 10 besar penyakit dan pengolahan data. Selain itu, pelaporan dari hasil pengolahan data digunakan sebagai pengambilan kebijakan, manajemen pelayanan pasien, pengambilan pengadaan obat, pengkajian proyek baru atau penyusunan program preventif primer kesehatan masyarakat. Tujuan: mengetahui faktor penyebab ketidaksesuaian penulisan diagnosis pada lembar poliklinik dengan penulisan input data diagnosis pada SIMRS pasien ASKES di poli penyakit dalam RSUP DR. Sardjito Yogyakarta. Metode Penelitian: jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional. Subjek dalam penelitian ini adalah petugas administrasi di poli penyakit dalam dan petugas pelaporan. Objek dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis pasien ASKES poli penyakit dalam periode bulan November 2012 sejumlah 224 lembar dan print out data diagnosis pasien ASKES pada SIMRS di poli penyakit dalam sejumlah 12 lembar. Cara menentukan besar sampel objek dengan menggunakan tabel Kretchi dan teknik penarikan sampel dilakukan secara simple random sampling. Metode pengambilan data dengan menggunakan studi dokumentasi, observasi, dan wawancara. Hasil: pelaksana input data diagnosis pada SIMRS di poli penyakit dalam RSUP DR. Sardjito Yogyakarta dilakukan oleh petugas administrasi dan pelaksanaannya masih belum sesuai dengan ketentuan yang benar yaitu dilakukan setelah selesai pemeriksaan. Hasil pelaksanaan input data diagnosis pada SIMRS masih terdapat ketidaksesuaian diagnosis. Dari 224 pasien ASKES poli penyakit dalam yang dilakukan analisis hasilnya terdapat 65,62% diagnosis pasien yang tidak sesuai antara yang diinputkan pada SIMRS dengan yang tertulis pada lembar poliklinik, 7,14% diagnosis pada lembar poliklinik pada berkas yang tidak tertulis (kosong) dan 27,23% diagnosis pasien sesuai antara yang diinputkan pada SIMRS dengan yang tertulis pada lembar poliklinik. Faktor yang menyebabkan ketidaksesuaian penulisan input data diagnosis pada SIMRS adalah belum adanya kebijakan tertulis maupun prosedur tetap, belum adanya Job Description, dan ketidakefektifan alur dari petugas administrasi untuk melaksanakan tugasnya mulai dari tugas sebagai administrator sampai melaksanakan input data diagnosis pada SIMRS.

Background of Problems: in the Medical Record department of RSUP DR. Sardjito Yogyakarta, it is known that there is no conformity process of writing diagnose on the polyclinic sheets with entry of data diagnose to the SIMRS, in patients’ insurance firm in poly medicine. This percentage of the nonconformity is more than 50% of the one hundred patients who have the analysis, it is consider as a preliminary study. Process of writing suitability diagnoses between the written diagnose on the polyclinic sheet with the diagnoses on SIMRS is very important. It means that process of writing entry data diagnose on the SIMRS should be consistent with the written diagnose on polyclinic sheet, because diagnose is written on the polyclinic sheet is fact of the condition of patient is completed by the treating physician. If process of writing diagnose is inconsistent between diagnose is written on the polyclinic sheet and SIMRS, then the result of the data become invalid that affecting the quality of reporting such as reporting of morbidity, 10 reports of illnesses and data processing. In addition, the reporting of data processing is used as a decision making, patient care management, drug procurement decision, assessment of new project or the preparation of primary preventive public health programs. Objectives: to know the factors causing inconsistency process of writing diagnose on the polyclinic sheet with entry of data diagnose to the SIMRS in patients insurance firm in poly medicine in the department of RSUP DR. Sardjito Yogyakarta. Metode of research: the type of the research used is a qualitative description with cross sectional design. The subjects in this research were administrative officers in the poly medicine and reporting officer. Object in this research are the patients’ medical record of poly medicine insurance period November 2012 amount 224 sheets and the print out the data diagnosed in patients insurance firm in poly medicine on SIMRS that is 12 sheets in total. The Kretchi table is used to determine the sampling techniques by simple random sampling. The method of data collecting used is the documentation study, observation, and interviews. Result: the executive of entry data diagnose on SIMRS in poly medicine departement of RSUP DR. Sardjito Yogyakarta is done by administration officers and their implementation is still inconsistent with the provisions of the right that is performed after completion of the examination. The results of the implementation of entry data diagnose on SIMRS are still inconsistent. From 224 patients in insurance of poly medicine have analysis result are 65,62% inconsistent, 7,14% diagnose on the polyclinic sheets are not written (empty) and 27,23% are consistent. The factors caused inconsistency process of writing diagnose on the polyclinic sheet with entry of data diagnose to the SIMRS in patients insurance firm in poly medicine are the absence of written policies and standard operational procedure, yet the job description, and ineffectiveness rut of administrative officers to carry out this job ranging from the task as an administrator officer to perform entry data diagnose on SIMRS

Kata Kunci : kesesuaian dan ketidaksesuaian, penulisan input data diagnosis pada SIMRS