THE EVENT MANAGEMENT OF THE INTERNATIONAL STUDENTS GATHERING 2020 IN OIA UGM

SALSABILA RAHMAPUTRI, Erlin Estiana Yuanti, S.S., M.A.

2022 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS

Tugas Akhir ini ditulis dengan tujuan untuk membahas manajemen acara yang dilakukan oleh Kantor Urusan Internasional (KUI), Universitas Gadjah Mada (UGM), sebagai penyelenggara acara International Student Gathering 2020 bersama dengan Buddy Club UGM dalam rangka menyambut mahasiswa baru internasional. Data yang dianalisis dikumpulkan melalui observasi terhitung dari tanggal 2 Januari 2020 sampai 2 April 2020. Metode analisis data yang digunakan oleh penulis adalah metode kualitatif untuk mengolah semua data yang sudah dikumpulkan. Pengumpulan data yang didapat dilakukan dengan studi lapangan selama mengikuti program magang dan berpartisipasi dalam acara yang diselenggarakan KUI, serta wawancara dengan Kepala Divisi Mobilitas berkaitan dengan sejarah KUI serta wawancara dengan beberapa staf KUI mengenai profil KUI dan acara International Student Gathering 2020. Hasilnya, dapat disimpulkan bahwa KUI bersama dengan Buddy Club sudah melakukan manajemen acara International Student Gathering 2020 sesuai teori manajemen oleh George R. Terry. Tahapan dimulai dengan planning (perencenaan). KUI dan Buddy Club membuat perencanaan susunan acara, melakukan observasi sumber daya, dan persiapan acara. Pada tahap organizing (pengorgansasian), KUI membagi tugas dengan Buddy Club dan menempatkan anggota sesuai dengan minat dan kemampuan setiap anggota panitia. Pada tahap actuating atau pelaksanaan, setiap anggota panitia memotivasi satu sama lain untuk mengimplementasikan susunan perencanaan acara yang sudah dibuat. Tahap terakhir yaitu controlling (pengontrolan) dilakukan agar acara berjalan sesuai dengan alur yang direncanakan. Partisipasi Kepala Kantor OIA, Kepala Divisi Mobilitas dan staf lain dalam setiap tahap manajemen acara juga sangat membantu untuk kelangsungan acara International Student Gathering 2020, seperti membantu mempublikasikanacara, memberikan masukan, dan berpartisipasi dalam pelaksanaan acara.

This Graduating Paper was written to discuss about the event management that has been done by Office of International Affairs (OIA), Universitas Gadjah Mada (UGM), as the host of International Student Gathering 2020. The data analysed was obtained by observation from January 2nd, 2020 until April 2nd, 2020. The method used to process all the data was qualitative method. The data collection was obtained by doing field study during the internship program and participating in the events held by OIA and interviewed the Head of Mobility Division regarding the history of OIA and also interviewed some of OIA staff regarding the profile of OIA and The event International Student Gathering 2020. It could be concluded that OIA with Buddy Club has done the event management of International Student Gathering 2020 according to George R. Terry theory. The stages started with planning. OIA and Buddy Club made the event planning, observed the resources, and processed the event preparation. The organizing stage was done by placing the people by their interests and skills of the team. Actuating stage was done by motivating each member of the committee to implement the event based on the planning. The last stage is controlling. It was done so that the event goes with the event flow was planned. Participation from the Head Office, the Head of Mobility Division and the other staff was helping the whole process of International Student Gathering 2020 by helping with publishing, giving feedback and participating in the day of the event.

Kata Kunci : Event Management, Universitas Gadjah Mada, Office of International Affairs, International Student Gathering 2020