Pengelolaan Arsip Vital di Subbagian Barang Milik Negara Kementerian Koordinator Politik, Hukum dan Keamanan

HANOM YOGA BINTORO, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Pada tugas akhir ini, penulis membahas mengenai Pengelolaan Arsip Vital terhadap arsip vital aset negara di Kementerian Koordinator Politik, Hukum dan Keamanan. Arsip vital adalah arsip kelas satu yang merupakan arsip penting dalam mendukung kelangsungan kegiatan organisasi, bersifat tidak tergantikan dengan arsip lainnya karena mengandung fungsi yang krusial. Fungsi arsip vital aset negara adalah sebagai bukti administratif, bukti hukum dan bukti keuangan serta merupakan memori penting bagi organisasi. Pengelolaan arsip vital digunakan untuk mendukung pegawai dalam penyelesaian permasalahan arsip vital secara terarah dan terstruktur mulai dari proses penciptaan arsip vital, identifikasi arsip vital melalui analisis resiko dan fungsi hingga pengelolaan arsip vital. Objek penelitian pada penulisan tugas akhir ini adalah arsip vital aset negara yaitu dokumen kontrak, arsip surat keterangan kendaraan dinas dan arsip surat keterangan pinjam pakai gedung. Metode dalam penelitian ini yaitu observasi partisipatif, studi pustaka, wawancara dan dokumentasi. Dalam penelitian ini ditemukan fakta bahwa Pengelolaan Arsip Vital di Kemenko Polhukam belum terlaksana dengan baik karena belum didukung dengan program arsip vital yang tercantum dalam standar kerja institusi, sehingga institusi memerlukan rancangan pengelolaan arsip vital dengan memperhatikan aspek kondisi dan lokasi penyimpanan, sarana prasarana pengelolaan serta upaya perlindungan dan pengamanan arsip vital yang tepat sesuai dengan kondisi dan permasalahan yang ada. Pengelolaan arsip vital diharapkan menjadi solusi bagi organisasi untuk pengelolaan arsip vital yang lebih komprehensif sesuai tanggung jawab institusi.

In this final project, the author discusses the vital records management of vital records of state-owned assets in the Coordinator Ministry of Political, Legal, and Security. Vital records are first-class records that constitute significant records in supporting the sustainability of organizational activities and are irreplaceable with other records due to serving crucial functions. The functions of vital records of state-owned assets are administrative evidence, legal evidence, and financial evidence as well as important the collective memory of the organization. The vital records management is used to support employees in solving vital records' problems in an orderly and structured way from creating vital records, identifying vital records through risk and function analysis, and then managing vital records. In this final report, the research objects are vital records of state-owned assets, namely, contract documents, records of official vehicle certificate, and records of building use and borrowing certificate. The methods in this research are participatory observation, library research, and interview. This research finds out that the vital records management in the Coordinator Ministry in Political, Legal, and Security has not yet been carried out properly since no support from vital records program in the institutional work standards are created. Therefore, vital records management planning is needed by taking into account aspects such as storage conditions and locations, facilities and infrastructure of management, and vital records protection and security efforts by following existing conditions and problems. Vital records management is expected to be a solution for the organization towards a more comprehensive vital records management under institutional responsibilities.

Kata Kunci : Kata Kunci: Arsip Vital, Pengelolaan arsip vital, dan Pengelolaan Aset Negara