Penataan Arsip Dinamis Aktif di Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Kulon Progo

RETNO PRATIWI, Widiatmoko Adi Putranto, S.S., M.L.I.M.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir berjudul Penataan Arsip Dinamis Aktif di Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Kulon Progo membahas tentang pelaksanaan dari penataan arsip dinamis aktif menggunakan sarana simpan arsip berupa ordner. Penataan arsip penting dilakukan untuk menjaga isi informasi maupun fisik arsip serta mampu mempermudah temu kembali arsip. Adapun tujuan dari disusunnya tugas akhir ini adalah untuk mengetahui kondisi arsip, proses penataan, sarana dan prasarana yang digunakan, serta kendala yang dihadapi dalam penataan arsip dinamis aktif di Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah Bappeda Kulon Progo. Metode pengumpulan data yang digunakan penulis adalah studi pustaka, observasi-partisipasi, dan wawancara. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan berbagai teori dari berbagai sumber referensi sebagai data pendukung untuk memperkuat analisis yang dilakukan penulis. Metode observasi-partisipasi dilakukan dengan melakukan pengamatan dan keterlibatan penulis secara langsung dalam pelaksanaan penataan arsip dinamis aktif di Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah Bappeda Kulon Progo. Sedangkan untuk metode wawancara dilakukan dengan melalui proses tanya jawab baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap beberapa narasumber terkait penataan arsip dinamis aktif. Penataan arsip dinamis aktif dilakukan menggunakan sistem subjek yang didasarkan bidang tugas masing-masing subbidang sebagai kata tangkap kemudian dilanjutkan pada pengelompokan perihal dari setiap kata tangkap yang ada. Dalam pelaksanaan penataan arsip dinamis aktif yang dilakukan juga masih ditemui beberapa kendala yang semestinya menjadi perhatian lebih baik dari pihak pimpinan maupun pegawai untuk lebih peduli akan pelaksanaan kearsipan di Bappeda Kabupaten Kulon Progo terlebih untuk penataan arsip dinamis aktif.

This Final Paper entitled Arrangement of Active Records in The Field of Infrastructure and Regional Development Agency of Regional Development Planning of Kulon Progo Regency discusses the implementation of the arrangement of active records using archival storage facilities in the form of an ordner. Arrangement of records is important to maintain the contents of information and the physical records and be able to facilitate archiving of records. The purpose of this final paper is to know the condition of the records, the process of structuring, facilities and infrastructure used, as well as the obstacles faced in structuring active records in The Field of Infrastructure and Regional Development Bappeda Kulon Progo. Data collection methods used by the author are literature reviews, observation-participation, and interview. Literature reviews is conducted by collecting various theories from various reference sources as supporting data to strengthen the analysis conducted by the author. The observation-participation method is carried out by directly observing and involving the author in the implementation of an active records arrangement in The Field of Infrastructure and Regional Development Bappeda Kulon Progo. As for the interview method, it was conducted through a question and answer process, both directly and indirectly, to several interviewees related to the arrangement of active records. Arrangement of active records is done uses the subject system based on the task field of each subfield as a catch word then proceed to the grouping regarding each catch word that exists. During the implementation of active records structuring process, there were still some obstacles which should have been better attention from the leadership as well as employees to pay more attention to the implementation of records management in Bappeda Kulon Progo especially to the arrangement of active records.

Kata Kunci : Penataan, Arsip Dinamis, Arsip Dinamis Aktif, Penataan Arsip Dinamis Aktif