PENGOLAHAN ARSIP FOTO DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI DKI JAKARTA

ANITA NURWANDINI, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Kajian ini mendiskusikan tentang pengolahan arsip foto di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan merupakan lembaga yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perpustakaan dan kearsipan. Tujuan dari kajian ini adalah untuk menjelaskan proses pengolahan arsip foto, sarana dan prasarana yang digunakan dan kendala yang dihadapi selama proses pengolahan arsip foto. Terdapat tiga medote yang digunakan dalam kajian ini. Pertama, studi pustaka dilakukan dengan menyeleksi referensi yang relevan dengan pengolahan arsip foto seperti buku, jurnal, artikel, dan peraturan perundang-undangan. Kedua, observasi partisipatif yang dilakukan dengan mengamati dan berpartisipasi langsung dalam proses pengolahan arsip foto. Ketiga, wawancara yang dilakukan dengan mewawancarai arsiparis dan pegawai di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta tentang pengolahan arsip foto. Tugas akhir ini menyimpulkan tiga poin. Pertama pengolahan arsip foto di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta terdiri dari beberapa tahap, yaitu penyeleksian, pendeskripsian, pembuatan daftar arsip sementara, penulisan kode pada amplop, memasukkan amplop ke dalam boks, pendeskripsian lidah pembatas, penulisan kode inventaris, penulisan kode pada pembatas, penyimpanan arsip foto, daftar arsip, dan reprografi arsip. Kedua, sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip foto yaitu alat tulis kantor, kertas yang cukup tebal, amplop bebas asam, dan komputer. Ketiga, kendala utama yang dihadapi pada pengolahan arsip foto ialah tidak adanya pedoman terkait pengolahan arsip foto di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.

This final project discusses about the arrangement of photographic archives in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta. The main task of this institution is to organizes government affairs in library and archives. The purpose of this final project is to explain the archival arrangement process, the facilities used and obstacles during the arrangement of photographic archives. There are three methods that was used to collect the data. Firstly, literature review that was obtained by selecting references that are relevant to the topic such as books, journals, articles, laws, and regulation. Secondly, participative observation that was obtained by observing and participating directly in the arrangement of photographic archives. Lastly, interview methods have been done by discussing the topic with the archivist or employees in the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta. This final project concludes in three main points. First, the arrangement of photographic archives consists of several steps such as selection, description, creation of temporary archives list, writing codes on the envelope, placing it in the designated box, photographic archives storage, archives list, and reprography. Second, the facilities and equipment that were used consist of stationaries, thick papers, acid less envelopes, and computer. Finally, the main obstacle was the absence of guideline for archival arrangement in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.

Kata Kunci : Pengolahan, Arsip Foto, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta