PEMBERKASAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI SEKRETARIAT UMUM KEPOLISIAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

TRI WIDYANINGSIH, Faizatush Solikhah, S.Sos., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas mengenai proses pemberkasan arsip dinamis aktif di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta yang menggunakan sistem subyek. Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pemberkasan, sarana dan prasarana, serta kendala dalam memberkaskan arsip dinamis aktif di Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogayakarta. Penyusunan Tugas Akhir ini menggunakan tiga metode, yaitu: metode observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Metode observasi partisipatif adalah metode yang dilakukan dengan cara penulis ikut berperan serta dalam kegiatan yang sesuai dengan tema dan fokus pada pemberkasan arsip dinamis aktif di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Wawancara merupakan kegiatan tanya jawab antara penulis dengan pegawai terkait pemberkasan arsip. Studi pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelitian terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan dan laporan yang relevan dengan pemberkasan arsip dinamis aktif. Kesimpulan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah Sub Bagian Kearsipan dan Perpustakaan Polda DIY melakukan pemberkasan arsip dinamis aktif terdiri dari tahapan pemeriksaan arsip, pengindeksan arsip, pemberian kode, tunjuk silang, penyortiran, pelabelan, dan penyimpanan arsip. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan pemberkasan arsip antara lain komputer, printer, map arsip, box file, guide, boks arsip, roll opack, dan alat tulis kantor. Terdapat kendala yang dihadapi dalam melakukan pemberkasan arsip yaitu kurangnya pegawai di Sub Bagian Kearsipan dan Perpustakaan, sarana prasarana yang beleum memadai, kesadaran pegawai yang kurang mengenai pemberkasan arsip secara digital.

The Final Report task discused about filing system of active record with subject system. The purpose of this resport is know to how to filing, facilities and infrastructure, contrints in filing of active record in general secretary police special region of Yogyakarta. The metods in collecting data like to participatory observation, interview, and literature study. Participatory observation method is a method conducted by the author participate in the activities in accordance with the theme and focus on the filing active record. Interwiews are question and answer activities between the author and employees relate to the filing active record. Literature study is a data collection technique by conducting research studies on books, literature, records, and report relevan to the filing active records. The conclusion of this Final Report is filing of active records in sub division of record and libraries general secretary police special region of Yogyakarta do filing the active records consists of stages record inpection, indexing records, coding, cross point, sorting, labeling, and storage system. The facilities and infratucture used to computer, printer, folder, box file, guide, box, roll opack and office stationary. There are also obstacles encountered in filing records, lack of employees in sub division of record and libraries, the facilities and infratucture that are not fulfilling, and lack awareness of employees regarding filing digitally.

Kata Kunci : Pemberkasan, Arsip Dinamis Aktif