PERLINDUNGAN ARSIP SURAT KEPUTUSAN (SK) SEBAGAI ARSIP VITAL DI LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

HARSIANA YUNIAR D S, Widiatmoko Adi Putranto, M.L.I.M.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas tentang Perlindungan Arsip Surat Keputusan (SK) sebagai Arsip Vital di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Perlindungan arsip vital merupakan tindakan preventif untuk menjaga fisik maupun informasi arsip vital dari berbagai faktor perusak arsip yang dapat terjadi kapan saja dan dimana saja. Keberadaan arsip vital merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan kegiatan organisasi. Arsip Surat Keputusan (SK) merupakan kebijakan yang digunakan sebagai rujukan dalam menjalankan operasional organisasi dan termasuk arsip vital, sehingga apabila arsip tersebut hilang atau musnah akan menggangggu operasional organisasi, atau bahkan menyebabkan organisasi berhenti beroperasi. Penyusunan Tugas Akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data. Pertama, observasi partisipatif yang dilakukan selama Praktik Kerja Lapangan dengan ikut berpartisipasi dalam kegiatan pengelolaan arsip vital di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Kedua, studi pustaka dengan cara menerapkan teori-teori dari sejumlah literatur sebagai referensi dan landasan melakukan analisa dalam penulisan Tugas Akhir. Ketiga, wawancara yang dilakukan dengan beberapa narasumber dibidang kearsipan, khususnya mereka yang memiliki kompetensi dalam perlindungan arsip vital yang ada di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini adalah Surat Keputusan (SK) dapat dikategorikan sebagai arsip vital yang ada di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Akan tetapi, Perlindungan arsip Surat Keputusan (SK) dapat dikatakan masih kurang optimal, dan menemui beberapa kendala dalam perlindungan arsip. Kendala perlindungan arsip Surat Keputusan (SK) di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yaitu prasarana dan sarana yang belum memadai, terbatasnya jumlah sumber daya dibidang kearsipan, serta pengetahuan dan kesadaran pegawai dibidang kearsipan yang masih rendah. Kendala-kendala mesti dapat diatasi sebagai upaya meningkatkan perlindungan arsip vital di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

This Final Project discusses about the Record Protection of Surat Keputusan (SK) as Vital Records in Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Vital Record Protection is a preventive measure to protect the physical as well as the information from various sustainability archive factors that can happen anytime and anywhere. The existence of vital records is a basic requirement for the continuity of organizational activities. Surat Keputusan (SK) is a policy that used as a reference in operating the organization and including vital records, so that if the file is lost or destroyed will disrupt the operational organization, or even cause the organization to stop operating. This Final Project uses three methods of data collection. The first is participatory observation conducted during the Field Work by participating in vital records management activities in Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. The second is literature reviews by reviewing the theories from a number of literatures as a reference and theoretical framework in the preparation of the Final Project. The third is conducting interviews to several archivists, especially the ones with expertise and work in the protection of vital archives in Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. The conclusion of this Final Project is Surat Keputusan (SK) can be categorized as vital records in Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. However, the protection of the Surat Keputusan (SK) is still less optimal, with several obstacles in the protection of the records. The obstacles consist of the lack of infrastructure and facilities, the limit of the resources, knowledge and awareness in the archival the employes who is still low. These constraints should be solved in order to improve an effort of vital records protection in the Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa.

Kata Kunci : Arsip Vital, Perlindungan, Surat Keputusan (SK)