TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DI PUSKESMAS KABANJAHE KABUPATEN KARO SUMATERA UTARA

LEA MORRY BR GINTING, Susilawati, S.KM.,M.P.H.

2017 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar Belakang: Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara menggunakan 4 (empat) sistem penyimpanan berdasarkan cara bayar pasien, tujuannya agar mempermudah petugas filing dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis. Pelaksanaan 4 (empat) sistem penyimpanan di Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara ditemukan masalah yaitu petugas filing kewalahan dalam mencari berkas rekam medis, dokter mengeluh terkait berkas rekam medis yang tidak ditemukan, map rekam medis yang tidak tertata rapi dan pasien yang mengeluh karena antrian yang tidak sesuai kedatangan melainkan tergantung berkas rekam medis mana yang lebih dulu ditemukan. Tujuan: Mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara. Metode: Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Rancangan penelitian fenomenologi. Teknik pengumpulan data dengan wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Uji keabsahan data menggunakan triangulasi teknik. Hasil : Pelaksanaan 4 (empat) sistem penyimpanan di Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara tidak sesuai dengan teori, belum ada kebijakan dari kepala Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara terkait sistem penyimpanan apa yang akan digunakan dan tidak ada standar operasional prosedur (SOP), petugas filing tidak ada yang lulusan dari rekam medis dan belum pernah mengikuti pelatihan. Masih terdapat berkas rekam medis yang disimpan diluar ruang filing dan tidak menggunakan tracer. Cara penomoran bekas rekam medis dengan unit tetapi masih banyak ditemukan duplikat nomor rekam medis. Pasien dapat mengambil berkas rekam medis sendiri diruang filing. Masih terdapat berkas rekam medis yang tertumpuk. Kesimpulan: Sistem penyimpanan yang digunakan di Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara adalah family folder, wilayah, alphabetic dan numerik dengan penjajaran straight numerical filing, faktor-faktor yang mendasari pelaksanaan sistem penyimpanan adalah cara bayar, kebijakan dan sumber daya manusia (SDM), Dalam pelaksanaan 4 (empat) sistem penyimpanan terdapat beberapa hambatan yang terjadi, diantaranya: missfile, lama dalam pencarian berkas rekam medis dan duplikat nomor rekam medis.

Background : Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara is using 4 (four) filing system based on the way pay patients , the goal to ease officers filing in the and return of file medical record .The implementation of the 4 ( four ) the filing system in Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara found problems that is officers filing overwhelmed in search of file medical record , doctor complain related file medical record that are not available , folder medical record its neat and patients who complain that a queue do not reflect the arrival of rather it depends file record medical which be the first found. Objective : Knowing the implementation of filing system on medical record files in Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara. Methods : The kind of research is descriptive with a qualitative approach. Design research phenomenology. Technique data collection by interviews, observation and study documentation. Test the validity of data using is triangulation technique. Results: The implementation of the 4 (four) filing system in Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara do not according with the theory, there has not been the policy of the head of Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara related filing system what will be used and there is no standard operational procedure, the officer filing no one graduates from medical record and have not been following the training. There are still file medical record kept out the filing and did not use the tracer. A former medical a record by a unit but still found a lot duplicate record number medical. Patients can take a file of its own medical record filing in the room. There is still a stack in medical record files. Conclusion: Filing system used in Puskesmas Kabanjahe Kabupaten Karo Sumatera Utara is family folder, area, alphabetic and numerical with straight numerical filing, factors underlying the system implementation filing is the way pay, policy and human resources, and in the implementation of 4 ( four ) filing system there are several obstacles that happened , including: missfile , old in search file record medical and duplicate number medical record.

Kata Kunci : Tinjauan, Pelaksanaan, Sistem penyimpanan, Rekam medis