Perancangan Perubahan Penulisan Nomor Rekam Medis dan Sistem Penyimpanan Personal Folder menjadi Family Folder di Puskesmas Sungai Raya Dalam Kalimantan Barat

RIZMA SEPTIYANTI, Dr. dr. Wahyudi Istiono, M.Kes.

2017 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar Belakang: Puskesmas Sungai Raya Dalam menggunakan sistem penomoran unit numbering system dengan cara penulisan yang terdiri dari alphabet dan numerik berdasarkan nama pasien. Hal tersebut mengakibatkan missfile, lamanya waktu nunggu pasien, dan tidak teraturnya sistem penyimpanan. Puskesmas Sungai Raya Dalam menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan tahun lahir pasien. Berdasarkan hasil rapat kerja koordinasi puskesmas dengan Dinas Kesehatan Kubu Raya, Puskesmas Sungai Raya Dalam akan menerapkan sistem penyimpanan dengan family folder yang merupakan berkas keluarga dimana data setiap anggota keluarga dicatat. Namun Puskesmas Sungai Raya Dalam belum menemukan cara untuk melakukan perubahan tersebut. Tujuan: rancangan penulisan nomor rekam medis family number dan perubahan sistem penyimpanan personal folder menjadi family folder. Proses Perancangan : Perancangan dimulai dengan pengumpulan data yang berkaitan dengan penulisan nomor rekam medis dan sistem penyimpanan, menentukan teori perancangan penulisan nomor rekam medis dan perubahan sistem penyimpanan. Perancangan dengan membuat sketsa penulisan nomor rekam medis dan perubahan sistem penyimpanan, selanjutnya dilakukan pemilihan rancangan. Hasil: Rancangan ulang penulisan nomor rekam medis yang terpilih adalah alternatif kedua yaitu terdiri dari 2 digit awal sebagai kelompok anggota keluarga, 4 digit sebagai kelompok nomor rekam medis keluarga dan 2 digit akhir sebagai kode wilayah. Hal tersebut disesuaikan dengan kebutuhan di Puskesmas Sungai Raya Dalam dan aturan pada IFHIMA (2012). Rancangan pemindahan berkas rekam medis yang terpilih adalah alternatif ketiga yaitu memulai pemindahan dari pasien daftar hingga memindahkan berkas rekam medis yang masih di rak lama ke rak baru.

Background: Puskesmas Sungai Raya Dalam uses unit numbering system by writing that consists of alphabet and numeric based on the patient's name. The system causes missfile, time-consuming of patient waiting time, and miss of storage system. Puskesmas Sungai Raya Dalam uses a storage system based on the birth year of the patient. Based on the result of the coordination meeting of the puskesmas with Dinas Kesehatan Kubu Raya, Puskesmas Sungai Raya Dalam will replace the storage system with family folder, a folder where the data of each family member is recorded. However, Puskesmas Sungai Raya Dalam has not found a way to make that change. Objective: Design of medical record family number writing and change of personal storage folder system to family folder. Design Process: Design begins with the collection of data relating to the writing of medical records and storage systems, determining the design theory of medical record number writing and storage system changes. Designing by sketching the writing of medical record number and change of storage system, then selecting the design. Result: The re-designed 2 selected medical record number is second alternative that consists of 2 digits as family member group, 4 digits as family serial number and 2 digits as area code. This is tailored to the needs of Puskesmas Sungai Raya Dalam and the rules of IFHIMA (2012). The design of the selected medical record file removal is the third alternative of initiating the transfer from the list patient to moving the medical record files that are still on the old shelf to the new shelf.

Kata Kunci : Keywords: Design, change, medical record number, storage system, family folder.