REKONSTRUKSI ARSIP SEBAGAI UPAYA PENYELAMATAN MEMORI ORGANISASI DI DIREKTORAT ASET UNIVERSITAS GADJAH MADA

RESPATI MAULIDINA R, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Studi ini mengkaji rekonstruksi arsip sebagai upaya penyelamatan terhadap memori organisasi yang dimiliki oleh Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. salah satu tujuan rekonstruksi arsip adalah untuk mencapai penataan dan penanganan arsip yang teratur dan sesuai standar kearsipan di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. Dalam merealisasikan tujuan tersebut, rekontruksi arsip harus dilaksanakan berdasarkan petunjuk pelaksanaan rekonstruksi arsip. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini. Pertama, observasi partisipatif yaitu dengan praktik kerja lapangan di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. Kedua, wawancara yang dilakuakan dengan Kepala Sub Direktorat Sarana di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada dan arsiparis dari Kantor Arsip Universitas Gadjah Mada. Ketiga, studi pustaka yang digunakan sebagai pendukung dan referensi dalam pengumpulan data untuk tugas akhir. Adapun prosedur rekonstruksi arsip di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada terdiri dari menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi untuk dibersihkan terlebih dahulu, memilah antara arsip dan non- arsip serta arsip asli atau duplikat, melakukan identifikasi dan mengelompokkan/memberkaskan arsip, membuat skema atau bagan pengelompokkan arsip, memberi nomor pada arsip, dan penginputan ke dalam komputer untuk dibuat daftar arsip. Pelaksanaan rekonstruksi arsip diharapkan dapat berhasil untuk menciptakan penataan dan penanganan arsip tidak teratur di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. Namun masih terdapat kendala pada sumber daya manusia, pengadaan sarana prasarana dan kesadaran pegawai akan pentingnya penyelamatan memori organisasi.

This study explains about archival reconstruction as an effort to preserve of organizations memories which are belong to Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. The aim of archival reconstruction is to get efficiency and wellstandardized for archival management in Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. Within realization the aim, archival reconstruction must be held based on the archival reconstruction instructions. There are three methods is used in this final project. First, participative observation by fieldwork practice in Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. The second, interview with the head of sub-directorate of Direktorat Sarana di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada and archivist from Archives of Universitas Gadjah Mada. Third, literature study as secondary source. There are six steps of archival reconstruction in Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. They are preparing archives to be reconstructed to be cleaned first, sorting between archives and non-archives as well as original or duplicate archives, identifying and grouping / filing archives, making schemes, giving numbers to archives, and inputting them into computers to make archive list. There are some limitations in its reconstruction. They are human resources, fasilities procurement, and the employees awareness about the importance of the conservation of organizations memories.

Kata Kunci : Rekonstruksi, Arsip, Memori, Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada