The procedure of making archival inventory at BPAD DIY

RIKI SETIAWAN, Erlin Estiana Yuanti, S.S., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS

Tugas akhir ini bertujuan untuk menjelaskan profil BPAD DIY dan prosedur pengelolaan arsip statis dan proses penulisan inventaris arsip yang dikerjakan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip D.I.Yogyakarta. Penulis membahas tentang persiapan dalam mengelola arsip statis dan penulisan inventaris arsip, proses pengelolaan arsip statis dan penulisan inventaris arsip, serta hambatan dalam pengelolaan arsip dan penulisan inventaris arsip. Studi ini menggunakan beberapa metode pengumpulan data. Metode pengumpulan data tersebut adalah studi lapangan dan studi pustaka. Studi lapangan yang dilakukan dalam mengumpulkan data yang dilakukan melalui program magang di Badan Perpustakaan dan Arsip D.I.Yogyakarta, yaitu dengan melakukan observasi, penempatan di bidang yang sesuai dengan judul topik dan melakukan wawancara dengan Bapak Suhardo selaku arsiparis di Badan Perpustakaan dan Arsip D.I.Yogyakarta. Tugas akhir ini juga menggunakan metode studi pustaka dari sumber-sumber terkait seperti buku, dokumen internal dan sumber internet lainnya yang sesuai dengan isi topik. BPAD DIY adalah lembaga kearsipan yang memiliki tugas untuk mengelola arsip statis. BPAD DIY terletak di Jl. Tentara Rakyat Mataram Nomor 1 Yogyakarta. BPAD DIY secara resmi dibuka pada 1 Juli 1994. BPAD DIY memperoleh arsip dari lembaga di pemerintahan DIY, perorangan, dan dari luar negeri. BPAD DIY memiliki 117 staf. Di BPAD DIY, ada 7 subbagian / bidang yaitu Sekretariat, bidang pengembangan Perpustakaan, bidang arsip Dinamis, bidang arsip Statis, pusat Layanan Perpustakaan, pejabat Fungsional, pejabat Struktural. BPAD DIY memiliki tugas untuk memproses arsip dan membuat inventaris arsip. Menurut hasil pengamatan langsung dan wawancara dengan Bapak Suhardo selaku arsiparis madya di Badan Perpustakaan dan Arsip Yogyakarta dijelaskan bahwa proses pengelolaan arsip statis berdasarkan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) dapat dibagi menjadi beberapa tahapan. Tahapan-tahapan tersebut adalah identifikasi arsip, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber dan referensi, pembuatan skema sementara, rekonstruksi arsip, deskripsi arsip, pembuatan skema definitif, manuver kartu, penomoran definitif, manuver fisik arsip, pemberian label, penataan dalam boks, transliterasi, penulisan inventaris arsip, penilaian dan penelaahan, ekspose hasil pengolahan, koreksi/editing inventaris arsip, pengesahan. Tugas akhir ini juga membahas tentang proses penulisan inventaris arsip yang berisi pendahuluan, isi, dan penutup. Inventaris arsip berguna sebagai media untuk menemukan arsip statis yang dibuat oleh institusi/ individual. Berdasarkan studi lapangan dengan melakukan observasi di BPAD DIY, ada beberapa kendala dalam pembuatan inventaris arsip Kadipaten Pakualaman. Hambatan selama memproses arsip misalnya persiapan tidak lengkap, banyaknya jumlah arsip dan sumber daya manusia. Hambatan selama proses penulisan inventaris kearsipan adalah miskomunikasi, bahasa, dan banyaknya jumlah arsip.

This graduating paper aims to explain about the profile of BPAD DIY and the procedure of archiving and writing process of archival inventory done by Badan Perpustakaan dan Arsip D.I.Yogyakarta. It discusses the preparation of archiving and writing archival inventory, the process of archiving and writing archival inventory and the obstacles encountered during the process. This study uses several methods of data collection. They are field study and library study. Field study conducted in collecting data is done through internship program in BPAD D.I.Yogyakarta, which is done by doing observation, placement in the field according to topic title and do the interview with Suhardo as an archivist of BPAD D.I.Yogyakarta. This graduating paper also used library study methods from related sources such as books, documents from internal and other internet resources that fit the content of the topic. BPAD DIY is an archival institution that has task to manage static archive. BPAD DIY is located at Jl. Tentara Rakyat Mataram Number 1 Yogyakarta. BPAD DIY was officially opened on 1st July 1994. BPAD DIY obtains archives from agencies in DIY government, individuals, and from abroad. BPAD DIY has 117 staff. There are 7 subsection/fields which are Secretariat, Library development field, Dynamic archive field, Static archive field, Library Service center, Functional official, and Structural official. Archivists in BPAD DIY have the task to process archive and making archival inventory. Based on direct observation and interview with Mr. Suhardo as an archivist in BPAD D.I.Yogyakarta explained that the procedure of archiving based on ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) are divided into several stages for instance: archive identification, arranging technical plan, observing sources and references, making temporary scheme, archive reconstruction, making description of the archive, making definitive scheme, card maneuver/ fiches, Giving definitive number, making physical archive maneuver, giving labels, arranging archives in the boxes, performing transliteration, writing archival inventory, archive assesment and analysis, expose, correction/editing archival inventory and legitimation. This graduating paper also explained about writing process of archival inventory consisting of opening part, core part and closing. Archival inventory is useful as a medium for finding archives made by institutions / individuals. Based on field study by doing observation in BPAD DIY, there are some obstacles in the making of Kadipaten Pakualaman archival inventory. Obstacles during the processing archive for instance the preparation is not complete, the large amount of archives and human resources. Obstacles during writing process of archival inventory are misscommunication, languanges, and the large amount of archives.

Kata Kunci : Proses pengarsipan, Inventaris arsip, BPAD DIY/ archiving process, Archival inventory, BPAD DIY