ANALISIS KOMPARATIF DAN EKSPERIMEN PERANGKAT LUNAK KOLABORASI DARING UNTUK PENGEMBANGAN DOKUMEN PUBLIK PADA INSTANSI PEMERINTAH DI INDONESIA (Kasus di Pusat Kurikulum dan Perbukuan)

LELI ALHAPIP, Dr. Ridi Ferdiana, S.T., M.T.;Ir. Lukito Edi Nugroho, M.Sc., Ph.D.

2018 | Tesis | S2 Teknologi Informasi

Pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam proses pemerintahan (e-government) akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Namun demikian, implementasi pada proses pengembangan dokumen publik belum optimal karena penggunaan kolaborasi daring masih belum populer pada instansi pemerintah di Indonesia. Oleh karena itu, pengembangan dokumen publik membutuhkan anggaran yang relatif besar dan waktu tambahan untuk penyuntingan dokumen. Di samping itu, pengembang dokumen tidak dapat bekerja secara efektif karena harus meninggalkan tugas utama di instansi asalnya. Penelitian ini melakukan analisis komparatif terhadap fitur-fitur tiga sistem manajemen dokumen (SMD) yaitu Doccept, eFileCabinet, dan SharePoint yang sesuai dengan konteks kolaborasi daring pengembangan kurikulum di Pusat Kurikulum dan Perbukuan (Puskurbuk). Dari 8 (delapan) fitur yang dianalisis, Doccept dan eFileCabinet hanya memiliki 5 (lima) fitur yang sesuai, yang berarti kesesuaian fitur Doccept dan eFileCabinet dengan proses pengembangan kurikulum di Puskurbuk hanya mencapai 62,5%. Sedangkan kedelapan fitur SharePoint yang dianalisis, 100 % sesuai dengan proses pengembangan kurikulum di Puskurbuk, sehingga perangkat lunak yang paling sesuai adalah SharePoint. SharePoint diujicobakan pada satu langkah kegiatan pengembangan kurikulum di Puskurbuk. Hasilnya menunjukkan bahwa penggunaan SharePoint pada seluruh langkah kegiatan pengembangan kurikulum berdasarkan proses bisnisnya, meningkatkan efisiensi penggunaan anggaran serta efektivitas waktu dan pekerjaan sebesar 55,6%. Hasil penelitian ini bisa menjadi rekomendasi untuk instansi pemerintah di Indonesia yang ingin melaksanakan kolaborasi daring.

The utilization of communication and information technology in governance process (e-government) will improve efficiency, effectiveness, transparency, and accountability of governance. However, its implementation on public document development process is not optimal because the use of online collaboration is still not popular in Indonesian government agencies. Therefore, public document development requires a relatively large budget and additional time for editing. In addition, document developers can not work effectively because they have to leave the main task in their original institution. This research conduct comparative analysis of three document management system (DMS) features of Doccept, eFileCabinet, and SharePoint that fit the context of curriculum development online collaboration at the center of curriculum and books (Pusat Kurikulum dan Perbukuan/Puskurbuk). From 8 (eight) analyzed features, Doccept and eFileCabinet only have 5 (five) suitable, which means that their suitability features with the curriculum development process in Puskurbuk only reached 62.5%. While the 8 (eight) analyzed features of SharePoint are 100% suitable with the curriculum development process in Puskurbuk, so the most suitable software is SharePoint. SharePoint is experimented at one step activity of the curriculum development in Puskurbuk. The results show that the use of SharePoint in the whole activities of curriculum development based on its business process, increases the efficiency of budget usage and work and time consumption effectiveness by 55.6%. The result may become a recommendation for Indonesian government agency that want to move toward online collaboration.

Kata Kunci : E-government, instansi pemerintah, kolaborasi daring, sistem manajemen dokumen, government agency, online collaboration, document management system.